Excel vervangen
Draait je planning, voorraad of offerteopvolging op een Excel-bestand dat niemand durft aan te raken? GetDigit zet het om naar een veilige app op Microsoft Dataverse, met rollen, historiek en toegang op je gsm. Je data verhuist mee.
Het probleem
Excel wordt een risico zodra meerdere mensen op hetzelfde bestand werken en je planning, facturatie of voorraad ervan afhangt. Het is een uitstekend rekenblad, maar een zwak bedrijfssysteem.
Dat gebeurt sluipend. Een lijstje voor de planning groeit uit tot een bestand met tabbladen, macro's en kleurcodes die alleen de maker begrijpt. Tot er een formule breekt, iemand een oude versie mailt of de collega die het bouwde met verlof is.
Herken je drie of meer van deze signalen? Dan kost je Excel-bestand je vandaag al meer dan een app.
Planning_v7_FINAAL_echt.xlsx staat in drie mailboxen en op twee schijven. Niemand weet zeker welke klopt.
Een overschreven formule of een verschoven rij valt niet op, tot een klant de verkeerde prijs krijgt.
Excel kent geen echte rechten per rij of kolom. Marges, lonen en klantdata staan open voor wie het bestand heeft.
Wie veranderde de leverdatum, en wanneer? In een rekenblad zoek je dat moeizaam terug, in een app zie je het per veld.
De macro's en de logica zitten in het hoofd van één collega. Is die ziek of vertrekt die, dan staat je proces stil.
Een groot rekenblad op een gsm invullen, met een foto of handtekening erbij, is geen doen. Offline al helemaal niet.
De oplossing
Je krijgt een app met dezelfde gegevens, maar dan veilig, gedeeld en gebruiksvriendelijk. Microsoft Dataverse is de database eronder: de beveiligde cloud-database van het Microsoft Power Platform, die rollen, historiek en relaties tussen gegevens standaard beheert.
Geen kopieën meer: iedereen werkt live in dezelfde gegevens, tegelijk, zonder dat iemand het bestand "vastheeft".
Een magazijnier ziet de voorraad, de zaakvoerder ook de marges. Rechten per rol, per record en zelfs per veld.
Elke wijziging wordt bijgehouden: wie, wat, wanneer, met de oude en de nieuwe waarde. Handig bij discussies en audits.
Keuzelijsten, verplichte velden en controles houden fouten tegen voor ze in je cijfers belanden.
Invullen op de werkvloer of de werf, met foto, scan of handtekening. Waar nodig ook offline, zie mobiele bedrijfsapps.
Live overzichten en Power BI-dashboards zonder exports, plus meldingen en goedkeuringen die vanzelf vertrekken.
Van rekenblad naar app
Niets gaat verloren: elke slimme truc in je Excel-bestand krijgt een sterkere tegenhanger in de app. Zo ziet die vertaling eruit.
Voorbeeld: een goedkeuring die vroeger als Excel-bijlage rondging, loopt nu als flow met herinnering. Meer in processen automatiseren.
Vergelijking
Een SharePoint-lijst is een goede tussenstap voor eenvoudige lijsten. Voor bedrijfskritische processen met relaties, rechten en rapportering is een app op Dataverse de duurzame keuze.
| Excel of Access | SharePoint-lijst | App op Dataverse | |
|---|---|---|---|
| Samen tegelijk werken | Beperkt: kans op conflicten en kopieën | Ja | Ja, ook met honderden gebruikers |
| Rechten | Per bestand | Per lijst of per item | Per rol, per record en per veld |
| Historiek van wijzigingen | Enkel versies van het hele bestand | Versiegeschiedenis per item | Volledige audit per veld |
| Relaties tussen gegevens | Via formules en opzoekingen | Beperkt, via opzoekkolommen | Volwaardig relationeel datamodel |
| Validatie en bedrijfsregels | Kwetsbaar, makkelijk te overschrijven | Basisvalidatie | Regels op de server die niemand kan omzeilen |
| Op gsm en offline | Moeizaam | Online, via app of browser | App op maat, offline mogelijk |
| Grote hoeveelheden data | Traag en foutgevoelig bij grote bestanden | Beperkingen bij grote lijsten | Schaalt mee tot miljoenen records |
| Koppelingen met ERP of boekhouding | Manueel exporteren | Via Power Automate | Via Power Automate, API's en plug-ins |
Meer verschillen en wanneer SharePoint wel volstaat: Dataverse of SharePoint-lijsten: waar bewaar je je bedrijfsdata?
Stappenplan
Een Excel-migratie slaagt als je eerst begrijpt wat het bestand eigenlijk doet. Daarom start GetDigit niet met bouwen, maar met kijken.
Welke tabbladen, formules, macro's en kleurcodes zijn er, wie gebruikt ze en waarvoor? Verborgen bedrijfsregels worden zichtbaar en krijgen een naam.
In 1 tot 3 weken wordt je rekenblad een helder datamodel in Dataverse. Je klikt door de nieuwe schermen en krijgt een vaste prijs voor de bouw.
De app wordt gebouwd terwijl je data wordt opgekuist: dubbels samengevoegd, vrije tekst omgezet naar keuzelijsten, lege velden aangevuld.
Je team krijgt een korte opleiding, de data wordt een laatste keer geïmporteerd en het Excel-bestand gaat in alleen-lezen. Vanaf dan is de app de enige waarheid.
Voorbeelden
Bijna elk bestand dat meerdere mensen dagelijks openen. Zes voorbeelden uit verschillende afdelingen, van planning tot onderhoud.
Een weekplanning per technieker in tabbladen, elke maandag opnieuw gekopieerd.
Een planningsbord met beschikbaarheid, conflictdetectie en de opdracht op de gsm van de technieker.
Een voorraadlijst die bijgewerkt wordt als iemand eraan denkt.
In- en uitboeken met de barcodescanner van je gsm, met een melding bij minimumvoorraad.
Een offertesjabloon per klant en een aparte lijst om op te volgen.
Offertes uit een vaste prijslijst, als PDF verstuurd, met opvolging en herinneringen.
Controlelijsten op papier, achteraf overgetikt in Excel.
Een checklist op tablet met foto's. Een afwijking start meteen een actie, met een rapport per lot.
Een gedeeld verlofbestand en goedkeuringen via mail.
Aanvragen met één klik, goedkeuring in Teams, saldo automatisch bijgewerkt.
Een lijst met machines en keuringsdata die iemand moet nakijken.
Onderhoudsplanning per machine of voertuig, met herinneringen vóór de vervaldatum en historiek per toestel.
Werk je met Access, SharePoint-lijsten of Google Sheets? Ook die spreadsheets en databases vervang je met dezelfde aanpak. En past je proces in geen enkel voorbeeld, dan bouwt GetDigit software op maat rond jouw manier van werken, voor elke sector.
Bewijs
Van een verkoopteam dat leefde in Excel-lijsten en mailboxen tot onze eigen vakantieverhuur: twee voorbeelden van wat er gebeurt als data uit losse bestanden naar één app verhuist.
Vastgoed
Een Vlaamse projectontwikkelaar werkte met een log CRM, aangevuld met Excel-lijsten en mailboxen. GetDigit bouwde één centrale werkomgeving met realtime zicht op elke unit, leadscores en overeenkomsten met één klik.
Hospitality · eigen gebruik
Voor onze eigen vakantieverhuur: bezetting, boekingen en een pdf-factuur die bij het opslaan naar het boekhoudpakket vertrekt. Overlappende boekingen worden automatisch geblokkeerd.
Wat klanten zeggen
Onze samenwerking met GetDigit heeft geleid tot aanzienlijke verbeteringen in onze bedrijfsprocessen. Hun expertise is van onschatbare waarde voor ons bedrijf.
GetDigit heeft ons bedrijf getransformeerd met aangepaste business applications die onze efficiëntie hebben verbeterd.
Over deze getuigenissen: het zijn ongewijzigde citaten van klanten met wie GetDigit samenwerkte, gepubliceerd met hun akkoord. We tonen alle getuigenissen die we tot nu toe publiceerden.
Kostprijs
Wat een app op maat kost, hangt af van het aantal schermen, rollen en koppelingen en van hoeveel data uit Excel mee moet. Na Sprint 0 krijg je een vaste prijs voor de bouw; een eerste versie staat doorgaans in 4 tot 10 weken live. Daarbovenop komt meestal een Power Apps-licentie per gebruiker, want Microsoft 365 alleen volstaat niet voor een app op Dataverse. GetDigit rekent in de intake uit welk licentiemodel voor jouw team het voordeligst is.
Kostprijs · App op maat / Excel vervangen
Vaste prijs na Sprint 0
Een bedrijfsapp voor één proces of afdeling, op Dataverse, met rollen, rapportering en mobiele toegang.
Microsoft-licenties komen er apart bij. Die rekenen we samen met jou uit in de gratis intake.
Wat de prijs bepaalt
Toon het in een gratis intake van 30 minuten. Je krijgt meteen een eerlijk antwoord: app, SharePoint-lijst of toch gewoon Excel, en wat het ongeveer kost.