Case · Hospitality en vakantieverhuur
Een boekingsapp die zelf factureert: de app achter onze eigen vakantieverhuur
GetDigit baat zelf een vakantieverhuur uit en beheert die met een app die het zelf bouwde. Dubbele boekingen worden automatisch tegengehouden, de prijs rekent zichzelf uit en de factuur vertrekt naar het boekhoudpakket zodra je de boeking opslaat. We gebruiken wat we bouwen.
- We gebruiken wat we bouwen
- Dubbele boekingen automatisch geblokkeerd
- Factuur vertrekt bij het opslaan
01 · Het vertrekpunt
Waarom bouwt een softwarebouwer zijn eigen boekingsapp?
Omdat we wat we klanten aanraden eerst zelf willen gebruiken. De vakantieverhuur van GetDigit is een echte, kleine activiteit met de administratie die erbij hoort: boekingen, gasten, prijzen en facturen.
Wie verhuurt, kent de valkuilen. De agenda staat op de ene plek, de prijzen in een rekenblad, de facturen in een tekstverwerker en de communicatie in een mailbox. Elke boeking vraagt hetzelfde handwerk, en één vergissing levert een dubbele boeking of een factuur met een verkeerd nummer op.
Die valkuilen wilden we wegwerken met hetzelfde Microsoft-platform waarop we software voor klanten bouwen. Zo ervaren we zelf, elke dag, wat een app op maat in een kleine administratie verandert.
De klassieke valkuilen van verhuur
- Twee boekingen voor dezelfde nachten, omdat de agenda niet bijgewerkt was
- Een prijs die bij elke boeking opnieuw uitgerekend moet worden
- Dezelfde gast drie keer in het adresboek, telkens net anders gespeld
- Een factuur die vergeten wordt, of net twee keer vertrekt
- Een gewijzigde boeking, en niemand weet nog welke factuur klopt
De boekingsapp vangt elk van die valkuilen automatisch op.
02 · Wat GetDigit bouwde
Hoe boek je zonder dubbel werk en zonder dubbele boekingen?
Met een boekingsformulier dat meedenkt. Het controleert de beschikbaarheid, rekent de prijs uit en herkent bestaande gasten, nog voor je op opslaan tikt.
-
Snelknoppen voor nachten
Aankomst kiezen, op een snelknop voor het aantal nachten tikken en het vertrek staat er.
-
Automatische overlapcontrole
Overlappende nachten worden geblokkeerd; wisseldagen blijven toegestaan.
-
Live berekende prijs
De prijs rekent mee tijdens het invullen, met een manuele overschrijving voor speciale afspraken.
-
Contactpicker met duplicaatdetectie
Zoeken in bestaande contacten, met een waarschuwing als een gast al bestaat.
Wat staat er nog in de app?
Een overzicht van vandaag, een boekingslijst per maand, een kalender en een paar slimme details. Naast het formulier bouwde GetDigit deze schermen en functies, allemaal ontworpen voor de gsm.
-
Overzicht van vandaag
Is het verblijf vandaag bezet of vrij, wanneer is de volgende aankomst en hoe hoog ligt de bezetting deze maand? Eén blik volstaat.
-
Boekingen per maand
Een lijst per maand, met “Nu” voor de lopende boeking en “Binnenkort” voor wie eraan komt.
-
Kalenderweergave
Alle boekingen op een maandkalender, zodat vrije periodes meteen opvallen.
-
Annuleren zonder dataverlies
Een geannuleerde boeking verdwijnt uit de planning, maar de historiek blijft bewaard.
-
Installeren via QR-code
Scannen, op het beginscherm zetten en de app werkt als elke andere app op je gsm.
-
Gebouwd als code app
Een Power Apps code app in React en TypeScript op Dataverse: snel op gsm, en de gegevens blijven in de eigen Microsoft-omgeving.
03 · Automatische facturatie
Van boeking tot factuur, zonder dat iemand iets doet
Automatische facturatie betekent dat de factuur ontstaat uit de boeking zelf, niet uit een apart document. Zodra je opslaat, doet de app de rest.
-
Pdf-factuur bij het opslaan, met btw-splitsing en een factuurnummer dat per jaar doorloopt.
-
Verstuurd vanuit de eigen Outlook-mailbox naar het boekhoudpakket, zonder downloaden of doorsturen.
-
Bescherming tegen dubbele facturatie: dezelfde boeking kan geen tweede factuur krijgen.
-
Waarschuwing bij wijzigingen: verandert een gefactureerde boeking, dan meldt de app dat er een creditnota nodig is.
Factureer je aan bedrijven, dan hoort daar e-facturatie bij. Lees hoe een app op maat Peppol-e-facturatie koppelt, of hoe je andere processen automatiseert.
04 · Breder dan vakantieverhuur
Voor wie werkt hetzelfde patroon nog?
Voor elk bedrijf dat iets verhuurt of inplant op basis van beschikbaarheid. Het patroon is telkens hetzelfde: beschikbaarheid bewaken, boeken zonder dubbel werk en automatisch factureren. Alleen de details verschillen.
-
B&B’s en gastenkamers
Kamers, nachten, ontbijt en een factuur die vanzelf vertrekt.
-
Campings en vakantieparken
Standplaatsen of chalets met wisseldagen, seizoensprijzen en groepsboekingen.
-
Zaal- en ruimteverhuur
Vergaderzalen of feestzalen per dagdeel, met opties en extra’s op de factuur.
-
Materiaal- en machineverhuur
Beschikbaarheid per toestel, ophalen en terugbrengen, en een factuur bij de terugkeer.
-
Sportcentra en terreinen
Velden, banen of zalen per uur, voor leden en externe huurders.
-
Evenementen en workshops
Inschrijvingen op beschikbare plaatsen, met automatische bevestiging en facturatie.
Meer voorbeelden in hospitality en vrije tijd, of bekijk hoe we mobiele bedrijfsapps bouwen.
05 · Het resultaat
Wat levert de boekingsapp op?
Dubbele boekingen worden automatisch tegengehouden en de factuur vertrekt bij het opslaan. Wat overblijft, is de verhuur zelf.
-
Dubbele boekingen tegengehouden
De overlapcontrole blokkeert elke boeking op nachten die al bezet zijn, automatisch en zonder uitzondering.
-
De factuur vertrekt bij het opslaan
Geen aparte stap meer om een factuur te maken, op te slaan en door te sturen naar de boekhouding.
-
Minder administratie per boeking
Enkele minuten administratie per boeking minder. Dat is een schatting, geen gemeten resultaat.
Veelgestelde vragen over de boekingsapp
Hoe weet de boekingsapp dat twee boekingen overlappen?
Bij elke nieuwe of gewijzigde boeking vergelijkt de app de aankomst- en vertrekdatum met alle bestaande boekingen. Overlappen er nachten, dan blokkeert ze de boeking. Wisseldagen zijn wel toegestaan: een gast mag aankomen op de dag dat de vorige vertrekt. Zo vermijd je dubbele boekingen zonder dat je verhuurdagen verliest.
Hoe komt de factuur in het boekhoudpakket terecht?
Bij het opslaan maakt de app een pdf-factuur met btw-splitsing en een factuurnummer dat per jaar doorloopt. Die pdf vertrekt automatisch vanuit de eigen Outlook-mailbox naar het boekhoudpakket. Een beveiliging voorkomt dat dezelfde boeking twee keer gefactureerd wordt, en bij een wijziging na facturatie waarschuwt de app dat er een creditnota nodig is.
Kan ik afwijken van de automatisch berekende prijs?
Ja. De app berekent de prijs live tijdens het invullen, maar je kunt ze manueel overschrijven, bijvoorbeeld voor een vaste gast of een speciale afspraak. Zo blijft de berekening de standaard en hoef je niet zelf te rekenen, zonder dat de app commerciële afspraken in de weg staat.
Waarom gebruikt GetDigit zijn eigen software voor de verhuur?
Omdat we willen voelen wat we bouwen. De boekingsapp draait op hetzelfde platform als de oplossingen voor klanten: een Power Apps code app op Dataverse, gekoppeld aan Outlook. Wat we in onze eigen administratie leren over snelheid op gsm, overlapcontrole en automatische facturatie, nemen we mee naar de projecten die we voor klanten bouwen.
Boek of plan je nog met een agenda en een rekenblad?
Toon ons hoe je vandaag boekt, plant en factureert. In een gratis intake van 30 minuten met de architect die bouwt, krijg je een eerste richting.