1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook GDPR genoemd) is:
- GetDigit CommV
- Rechtsvorm: Commanditaire vennootschap (CommV)
- Maatschappelijke zetel: Ten Akker 26, 8550 Zwevegem, België
- Ondernemingsnummer 0801.838.226 (RPR Gent, afdeling Kortrijk)
- E-mail: nielss@getdigit.be · telefoon: 0495 79 64 86
Voor alle vragen over privacy kan je rechtstreeks bij ons terecht op dat e-mailadres. GetDigit heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld: voor een onderneming van onze omvang en met onze activiteiten is dat wettelijk niet verplicht.
2. Voor wie geldt dit beleid?
Dit beleid gaat over persoonsgegevens die GetDigit zelf als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, namelijk van:
- bezoekers van www.getdigit.be;
- mensen die contact opnemen of een intake plannen via het formulier, de onlineagenda, e-mail, telefoon of WhatsApp;
- contactpersonen van klanten, prospecten, leveranciers en partners.
Bouwt GetDigit software voor jouw bedrijf en krijgen we daarbij toegang tot persoonsgegevens in jouw Microsoft-omgeving, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is GetDigit verwerker. Die verwerking valt niet onder dit beleid, maar onder de verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) die we daarvoor met jou afsluiten.
3. Welke gegevens verwerken we?
We verwerken alleen gegevens die we echt nodig hebben. Concreet:
| Categorie | Voorbeelden | Bron |
|---|---|---|
| Identiteit en contact | Naam, bedrijf, functie, e-mailadres, telefoonnummer | Jij, via formulier, onlineagenda, e-mail, telefoon of WhatsApp |
| Inhoud van je vraag | Onderwerp, bericht, bijlagen, hoe je ons vond (optioneel) | Jij |
| Formuliergegevens | Tijdstip van verzending, pagina waarop je het formulier verstuurde, land afgeleid uit je IP-adres | Je browser en onze hosting |
| Samenwerking | Afspraken, offertes, overeenkomsten, facturen, correspondentie | Jij en GetDigit |
| Technische bezoekgegevens | IP-adres, browsertype en tijdstip in de serverlogs | Je browser, via onze hostingprovider |
| Anonieme bezoekstatistiek | Datum, bezochte pagina en naam van de verwijzende site (bv. google.com). Geen IP-adres, geen browsergegevens, geen cookies | Je browser, via onze eigen server |
Je IP-adres komt niet in ons CRM terecht: met je aanvraag gaat enkel het land mee (bijvoorbeeld België). We vragen nooit naar gevoelige gegevens, zoals gegevens over gezondheid of politieke overtuiging. Stuur die ook niet mee in je bericht.
Je bent niet wettelijk of contractueel verplicht om ons gegevens te bezorgen. Zonder je naam, bedrijf, e-mailadres en je vraag kunnen we je wel niet antwoorden. Word je klant, dan hebben we de gegevens nodig die de wet voor facturatie en boekhouding oplegt.
4. Waarvoor gebruiken we je gegevens, en op welke rechtsgrond?
Elke verwerking heeft een duidelijk doel en een rechtsgrond uit artikel 6.1 van de AVG:
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Je vraag beantwoorden en een intake plannen | Maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst (art. 6.1.b) en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden (art. 6.1.f) |
| Offertes opmaken en overeenkomsten uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) |
| Onze zakelijke relatie opvolgen, bijvoorbeeld vragen of een voorstel nog actueel is | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| De website en het formulier beveiligen en spam weren | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| Begrijpen hoe mensen ons vinden (het optionele veld "Hoe vond je ons?") | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
Waar we steunen op gerechtvaardigd belang, hebben we afgewogen dat dit belang niet zwaarder weegt dan jouw privacy: het gaat om zakelijke contactgegevens die je ons zelf bezorgde, en je kan altijd bezwaar maken.
We sturen geen nieuwsbrief en verkopen geen gegevens. Willen we ooit marketingmails sturen, dan doen we dat alleen met je voorafgaande toestemming of, als je klant bent, over gelijkaardige diensten en met een eenvoudige manier om je af te melden. We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten (artikel 22 AVG).
5. Wie krijgt je gegevens?
We delen je gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om onze diensten te leveren. Met verwerkers maken we afspraken die voldoen aan artikel 28 AVG.
- Microsoft Ireland Operations Limited (Dublin, Ierland), als verwerker voor Microsoft 365 (e-mail, agenda, Teams en documenten), Microsoft Bookings (de onlineagenda waarmee je een intake plant), Dynamics 365 en Microsoft Dataverse (ons CRM), Power Automate (het doorsturen van formulieraanvragen) en Microsoft Azure (hosting van deze website via Azure Static Web Apps en de verwerking van het formulier).
- Ons boekhoudkantoor en bevoegde overheden, zoals de FOD Financiën, voor zover nodig voor facturatie, boekhouding en andere wettelijke verplichtingen.
- WhatsApp Ireland Limited (Dublin, Ierland), alleen als je ons zelf via WhatsApp contacteert. WhatsApp verwerkt die berichten onder zijn eigen voorwaarden en privacybeleid.
- Gespecialiseerde partners die meewerken aan jouw project, alleen met jouw medeweten en gebonden aan dezelfde vertrouwelijkheid.
We verkopen of verhuren je gegevens nooit, aan niemand.
6. Blijven je gegevens in de Europese Unie?
Ja, in principe wel. Microsoft bewaart en verwerkt de gegevens van onze Microsoft 365-, Dynamics 365-, Power Platform- en Azure-diensten binnen de EU Data Boundary: in datacenters in de Europese Unie en de EVA-landen. In beperkte gevallen, bijvoorbeeld voor beveiliging of technische ondersteuning, kan Microsoft gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Die doorgifte is beschermd door het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor Microsoft gecertificeerd is, en door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Contacteer je ons via WhatsApp, dan kan WhatsApp (onderdeel van de Meta-groep) je gegevens buiten de EER verwerken volgens zijn eigen beleid.
7. Hoe lang bewaren we je gegevens?
Niet langer dan nodig. Daarna wissen of anonimiseren we ze.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvraag zonder verdere samenwerking | 24 maanden na het laatste contact |
| Gegevens van klanten en leveranciers: correspondentie, offertes, overeenkomsten | Zolang de samenwerking loopt, daarna maximaal 10 jaar (de termijn waarin contractuele aansprakelijkheid kan spelen) |
| Facturen en boekhoudstukken | 10 jaar, zoals de boekhoud- en btw-wetgeving voorschrijft |
| Technische logs van de hosting | Zo kort mogelijk, maximaal 90 dagen |
8. Hoe beveiligen we je gegevens?
Met dezelfde maatregelen die we voor klanten bouwen: versleutelde verbindingen (HTTPS), persoonlijke accounts met meervoudige verificatie via Microsoft Entra ID, toegang alleen voor wie ze nodig heeft, en aparte omgevingen voor ontwikkeling, test en productie. Het contactformulier gebruikt geen cookies en geen externe captcha: spam weren we met technische controles op onze eigen server.
Gebeurt er toch een datalek met een risico voor jou, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, als het risico hoog is, ook rechtstreeks aan jou.
9. Welke rechten heb je?
Je hebt op elk moment het recht om:
- je gegevens in te kijken en een kopie te krijgen (artikel 15 AVG);
- onjuiste gegevens te laten verbeteren (artikel 16);
- je gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren (artikel 17);
- de verwerking te laten beperken (artikel 18);
- je gegevens mee te nemen in een gangbaar, digitaal formaat (artikel 20);
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing (artikel 21);
- een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit eerdere verwerking onrechtmatig maakt.
Stuur je verzoek naar nielss@getdigit.be met als onderwerp "Privacy". Dat is gratis. We antwoorden binnen een maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden, en dan laten we je dat weten. Om misbruik te vermijden kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om klacht in te dienen bij de toezichthouder:
- Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- Telefoon +32 2 274 48 00 · e-mail contact@apd-gba.be
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Cookies
Deze website plaatst geen tracking-, analyse- of marketingcookies, en er is dus ook geen cookiebanner nodig. Lees er alles over in ons cookiebeleid.
12. Wijzigingen aan dit beleid
We passen dit beleid aan als onze werkwijze of de wetgeving verandert. De versiedatum bovenaan toont welke versie geldt. Raakt een belangrijke wijziging jou als klant, dan laten we het je ook rechtstreeks weten.
Versie van 5 oktober 2026. GetDigit CommV, Zwevegem.