Oplossing · Procesautomatisatie
Processen automatiseren zodat je team kan doen waar het goed in is
GetDigit automatiseert de bedrijfsprocessen die je team vandaag met de hand doet: goedkeuringen, facturen, opvolgtaken en gegevens overtypen tussen systemen. Gebouwd met Power Automate in je eigen Microsoft 365, met foutmeldingen, logging en een duidelijke eigenaar.
- Eerste flow live in 1 tot 4 weken
- Draait in je eigen Microsoft 365
- Vaste prijs per sprint
Digitalisatie die je merkt
Wat is procesautomatisatie, en waar begin je?
Procesautomatisatie is software die terugkerende stappen in je bedrijf zelf uitvoert: een aanleiding (een mail, een formulier, een datum, een nieuwe klant) start een reeks acties die vroeger iemand met de hand deed.
Voor een kmo zit de grootste winst zelden in één spectaculaire robot. Ze zit in tien kleine dingen die elke dag terugkomen: een factuur doorsturen, een collega verwittigen, een map aanmaken, een herinnering sturen. Samen kosten die uren per week, en ze gaan net mis als het druk is.
Begin daarom bij een proces dat vaak voorkomt, duidelijke regels heeft en vandaag frustratie geeft. Dat wordt je eerste flow. De volgende bouwen we op hetzelfde fundament, zodat je digitalisatie stap voor stap groeit in plaats van in losse eilandjes.
Herkenbaar?
- Facturen worden doorgestuurd, geprint, gescand en opnieuw overgetypt in het boekhoudpakket.
- Goedkeuringen blijven hangen in iemands mailbox terwijl de leverancier wacht.
- Een nieuwe klant betekent vijf keer dezelfde gegevens invullen in vijf systemen.
- Niemand weet zeker of de offerte van vorige week al opgevolgd is.
- De collega die "de macro" ooit bouwde, is net met vakantie.
Elk van deze taken kan vanzelf lopen, met minder fouten en zonder wachten.
Voorbeelden
Wat kan je automatiseren? Voorbeelden per afdeling
Bijna elk proces met een duidelijke aanleiding en vaste regels kan vanzelf lopen. Zo ziet workflowautomatisering eruit in verkoop, financiën, HR, uitvoering en aankoop.
-
Verkoop
Sneller opvolgen, niets vergeten
- Als een lead binnenkomt via je website staat hij in je CRM, toegewezen aan de verkoper van die regio, met een welkomstmail
- Als een offerte gewonnen is volgen orderbevestiging, projectmap in SharePoint en een taak voor de planning
- Als een deal 14 dagen stilvalt krijgt de verkoper een herinnering in Teams
-
Financiën
Minder overtypen, sneller betaald
- Als een aankoopfactuur in de mailbox landt wordt ze uitgelezen, gekoppeld aan de bestelbon en ter goedkeuring voorgelegd
- Als een klantfactuur vervallen is vertrekt een vriendelijke herinnering en krijgt de accountmanager een seintje
- Als een onkostennota met foto binnenkomt volgt goedkeuring en export naar je boekhoudpakket
-
HR
Vlotte start, minder papier
- Als een nieuwe medewerker getekend heeft staan materiaalaanvraag, toegang en onboardingtaken klaar vóór dag 1
- Als iemand verlof aanvraagt keurt de leidinggevende goed in Teams en is de teamkalender bijgewerkt
- Als een attest of certificaat bijna vervalt krijgen medewerker en HR tijdig een signaal
-
Uitvoering en service
Van werkbon tot klacht
- Als een werkbon op de gsm wordt afgesloten gaat het rapport als pdf naar de klant en staat er een factuurvoorstel klaar
- Als er een klacht binnenkomt krijgt ze meteen een dossier, een verantwoordelijke en een opvolgtermijn
- Als een onderhoudsbeurt ingepland is krijgt de technieker een taak en de klant een bevestiging
-
Aankoop
Goedkeuren zonder rondlopen
- Als een aankoopaanvraag boven je goedkeuringsdrempel uitkomt keurt de zaakvoerder ze goed met één tik op de gsm
- Als de voorraad onder het minimum zakt staat er een bestelvoorstel klaar voor de leverancier
- Als een leverancier een order bevestigt verschijnt de leverdatum in je planning
Van dichtbij
Factuurverwerking automatiseren, stap voor stap
Zo loopt een typische flow voor inkomende aankoopfacturen, van mailbox tot boekhouding, zonder dat iemand iets overtypt. De mens komt pas in beeld waar een beslissing nodig is.
-
Binnenkomen
De factuur komt binnen in facturen@ of via Peppol. De flow start vanzelf.
-
Uitlezen
Leverancier, bedragen, btw, vervaldatum en bestelbonnummer worden automatisch uitgelezen.
-
Controleren
Dubbele factuur? Klopt het bedrag met de bestelbon? Afwijkingen worden gemarkeerd.
-
Goedkeuren
De verantwoordelijke keurt goed vanuit Teams of Outlook. Boven je drempel volgt de zaakvoerder.
-
Boeken en archiveren
De factuur gaat met de goedkeuring naar je boekhoudpakket en belandt in het archief in SharePoint.
Met de Belgische e-facturatieplicht via Peppol komen B2B-facturen steeds vaker gestructureerd binnen. Dat maakt het uitlezen eenvoudiger, maar goedkeuren, controleren en archiveren blijft werk dat je kan automatiseren. Hoe je app of CRM facturen via Peppol verstuurt, lees je in Peppol-e-facturatie koppelen aan je CRM of app op maat.
Bewijs
Automatisatie die vandaag al draait in onze projecten
Automatisatie zit in bijna alles wat GetDigit bouwt. Vier voorbeelden uit echte projecten en eigen producten.
-
Case · Vakantieverhuur
De factuur vertrekt bij het opslaan
In de boekingsapp die GetDigit voor zijn eigen vakantieverhuur bouwde, maakt het opslaan van een boeking automatisch een pdf-factuur met btw-splitsing en nummering per jaar. Die vertrekt vanuit de eigen Outlook-mailbox naar het boekhoudpakket.
- Bescherming tegen dubbele facturatie
- Waarschuwing voor een creditnota bij wijzigingen
-
Case · Recruitment
Matches zonder reactie sluiten zichzelf af
In het matchingportaal voor een recruitmentplatform in de accountancysector sluit een geplande Power Automate-flow matches af die na een instelbare termijn geen reactie kregen.
- Kantoren krijgen wekelijks de nieuwe kandidaten in hun regio
- Dubbele matchverzoeken zijn onmogelijk
-
Case · Vastgoed
Eén klik zet alle units in optie
In de verkoop-back-office van een Vlaamse projectontwikkelaar zet de knop "Overgaan tot optie" alle gekoppelde units automatisch in optie, en de verkoopovereenkomst volgt met één klik vanuit de prijsberekening.
- Nachtelijke herberekening van de leadscores
- Verkochte of geblokkeerde units worden automatisch geweigerd
Governance en veiligheid
Professionele automatisatie of losse hobbyflows?
Zodra een proces bedrijfskritisch is, kies je voor een professioneel gebouwde flow: een flow die op iemands persoonlijke account draait, stopt zodra die persoon vertrekt. GetDigit bouwt automatisaties zoals software: in je eigen tenant, met een eigenaar, documentatie, een testomgeving en monitoring.
| Losse automatisaties | Professioneel gebouwd door GetDigit | |
|---|---|---|
| Eigenaar | De persoonlijke account van wie de flow maakte | Een serviceaccount en een solution in jouw tenant |
| Iemand vertrekt | Flows stoppen, of niemand weet nog hoe ze werken | Alles blijft draaien en is gedocumenteerd |
| Fouten | Je merkt het pas als een klant belt | Nieuwe pogingen, plus een melding in Teams of per mail |
| Data | Gaat soms via externe tools buiten je Microsoft-omgeving | Blijft in je eigen Microsoft 365 en Azure, met beleid op connectoren |
| Wijzigingen | Rechtstreeks in productie, met risico | Eerst in ontwikkeling en test, goedkeuring vóór productie |
| Overzicht | Niemand weet wat waar draait | Eén overzicht van alle flows, eigenaars en uitvoeringen |
Dezelfde release-straat gebruikt GetDigit voor al zijn projecten: Azure DevOps of GitHub Actions, aparte ontwikkel-, test- en productieomgevingen, goedkeuring vóór productie en monitoring met Application Insights. Meer over die aanpak op de pagina werkwijze.
Technologie
De juiste tool voor elk proces
Power Automate is de motor voor de meeste kmo-processen, maar niet voor alles. GetDigit kiest per stap wat het betrouwbaarst is en het goedkoopst in beheer.
-
Power Automate cloud flows
De motor voor het gros van de kmo-processen: goedkeuringen, meldingen, documenten en synchronisatie tussen Outlook, Teams, SharePoint, Dataverse en honderden andere diensten via connectoren.
-
Dataverse-plug-ins en Azure Functions
Voor logica die nooit mag falen of razendsnel moet zijn: validaties bij het opslaan, berekeningen, grote volumes en eigen API's. Geschreven in C#, getest en onder versiebeheer.
-
Desktop flows (RPA)
Voor oudere software zonder API bootst Power Automate na wat een medewerker op het scherm doet. Het laatste redmiddel, maar soms de snelste winst.
-
AI als stap in je flow
Een taalmodel leest documenten uit, sorteert mails of vat een dossier samen, als één stap in een verder voorspelbare flow. Wordt de beslissing complexer, dan neemt een AI-agent over.
Werkt met
- Power Automate
- Microsoft Dataverse
- Azure Functions
- SharePoint
- Microsoft Teams
- Outlook
- Power Apps
Aanpak
Je bedrijfsprocessen automatiseren in vier stappen
Van eerste idee tot werkende flow, met een vaste prijs per sprint en zonder verrassingen achteraf.
-
Intake: welk proces kost je het meest?
We overlopen je processen en kiezen er één met veel herhaling en duidelijke regels. Je krijgt meteen een eerlijk advies over wat automatiseren oplevert.
-
Het proces uittekenen, met de uitzonderingen
We tekenen de flow uit, inclusief wat er moet gebeuren als iets ontbreekt of misloopt. Daar zit het verschil tussen een demo en een flow die jaren draait.
-
Bouwen en testen met echte voorbeelden
We bouwen in een aparte ontwikkel- en testomgeving en testen met echte facturen, aanvragen of formulieren uit je bedrijf.
-
Live, met monitoring en overdracht
Na jouw goedkeuring gaat de flow naar productie, met foutmeldingen, documentatie en een korte uitleg voor je team.
Wat klanten zeggen
Onze samenwerking met GetDigit heeft geleid tot aanzienlijke verbeteringen in onze bedrijfsprocessen. Hun expertise is van onschatbare waarde voor ons bedrijf.
GetDigit heeft ons bedrijf getransformeerd met aangepaste business applications die onze efficiëntie hebben verbeterd.
Over deze getuigenissen: het zijn ongewijzigde citaten van klanten met wie GetDigit samenwerkte, gepubliceerd met hun akkoord. We tonen alle getuigenissen die we tot nu toe publiceerden.
Veelgestelde vragen over processen automatiseren
Wat kost het om een bedrijfsproces te automatiseren?
Heb ik extra licenties nodig voor Power Automate?
Welk proces automatiseer je best als eerste?
Wat gebeurt er als een geautomatiseerde flow faalt?
Waarom een Power Automate-specialist als ik zelf flows kan bouwen?
Kan Power Automate ook werken met oudere software zonder API?
Welk proces mag vanaf volgende maand vanzelf lopen?
Plan een gratis intake van 30 minuten en breng één proces mee dat je team vandaag tijd kost. Je krijgt meteen een eerlijk advies van de bouwer zelf, en binnen 1 werkdag een persoonlijk antwoord.