0495 79 64 86 Gratis intake

Case · Vastgoed en projectontwikkeling

Elke unit, elke lead, één klik: verkoop-back-office voor een projectontwikkelaar

Een CRM dat door jaren maatwerk log was geworden, aangevuld met Excel-lijsten en mailboxen. GetDigit bouwde er voor een Vlaamse projectontwikkelaar één werkomgeving met AI bovenop, waarin verkopers per unit zien wat vrij is, hun warme leads bovenaan krijgen en met één klik een verkoopovereenkomst opmaken.

Plan een gratis intake Vastgoedsoftware op maat
  • Bovenop de bestaande Microsoft-omgeving
  • Klikbaar prototype vóór de bouw
  • AI binnen de rechten van de gebruiker

01 · De uitdaging

Waarom liep de verkoop van meerdere residenties vast?

Omdat de informatie over units, leads en overeenkomsten over te veel plekken verspreid zat. De projectontwikkelaar had meerdere nieuwbouwresidenties tegelijk in verkoop. Het bestaande CRM was door jaren maatwerk log en onoverzichtelijk geworden, en werd aangevuld met Excel-lijsten en mailboxen.

Verkopers zagen daardoor niet in één oogopslag welke unit vrij of in optie was, welke lead dringend opvolging nodig had en welke verkoopovereenkomst echt getekend was. Prijsberekeningen, opties en overeenkomsten vroegen veel manuele stappen. En waar gegevens op drie plekken staan, ligt een vergissing op de loer: een verkochte unit die opnieuw aangeboden wordt, bijvoorbeeld.

Een volledig nieuw systeem van nul was geen optie: de bestaande Microsoft-omgeving bevatte waardevolle automatisering die moest blijven werken. De opdracht was dus een nieuwe werkomgeving die rond de unit draait, gebouwd op wat er al was.

Wat er concreet misliep

  • Beschikbaarheid per unit verspreid over het CRM, Excel-lijsten en mailboxen
  • Geen zicht op welke lead vandaag dringend opvolging nodig had
  • Onduidelijk welke verkoopovereenkomst echt getekend was
  • Prijsberekeningen, opties en overeenkomsten met veel manuele stappen
  • Het risico dat een verkochte unit opnieuw aangeboden werd

Niet nog een lijst dus, maar één werkomgeving met de unit als middelpunt.

02 · De aanpak

Hoe bouw je een nieuw verkoopsysteem zonder het oude te breken?

Door erbovenop te bouwen. GetDigit liet de bestaande Microsoft-omgeving en haar automatisering intact, en zette er een nieuwe werkomgeving op dezelfde gegevens bovenop.

  1. Vooraf

    Klikbaar prototype

    Eerst een klikbaar prototype van de back-office, in de huisstijl van de klant. Pas na goedkeuring startte de bouw, zodat iedereen wist wat er kwam.

  2. Fundament

    Bovenop wat er al was

    De nieuwe app draait op Dataverse en Dynamics 365 Sales, op dezelfde gegevens. De bestaande automatisering bleef werken; er ging niets verloren.

  3. Bouw

    Sprints met een release-straat

    Azure DevOps voor planning, code en releases. Elke wijziging gaat van sandbox naar test naar productie, met een goedkeuring vóór productie.

  4. Licenties

    Licenties op maat

    Licentieadvies (right-sizing) hoorde bij het traject: elke gebruiker krijgt de licentie die past bij wat hij echt doet in het systeem.

Waarom een code app? Een Power Apps code app (React en TypeScript) geeft volledige vrijheid in de interface: snelle lijsten, een interactieve residentiekaart en een eigen dashboard. Data, beveiliging en bedrijfsregels blijven in Dataverse. Zo krijgt het verkoopteam de gebruikservaring van een modern product, met de zekerheid van het Microsoft-platform. Wanneer kies je welk type Power App?

03 · Wat GetDigit bouwde

Wat zit er in de verkoop-back-office?

Een verkoop-back-office is de werkomgeving waarin een verkoopteam alles rond een unit beheert: beschikbaarheid, leads, prijs, optie, overeenkomst en documenten. Bij het openen toont het dashboard meteen wat telt.

  • KPI-tegels: beschikbare units, units in optie, verkocht dit jaar en actieve leads
  • Verkoop per maand en een verkooptrechter
  • Projecten in verkoop met hun voortgang
  • Residenties in kaart- en lijstweergave, met deelresidenties en aankoopschijven
  • Projectfoto’s automatisch van de eigen website

De modules, één voor één

  • Units met vijf statussen

    Te koop, in optie, verkocht, verhuurd of geblokkeerd. Per residentie, deelresidentie, blok en verdieping, met tabbladen voor status, documenten en aankoopschijven.

  • Interactieve unitkiezer

    Een residentiekaart per verdieping en blok, met een kleur per status, over meerdere residenties heen. Is een unit bezet, dan stelt het systeem meteen drie alternatieven voor.

  • Leadbeheer op schaal

    Server-side filteren en sorteren, bulkbewerking, Excel-export, kwalificeren en diskwalificeren. Contactpersonen met een tijdlijn en duplicaatcontrole.

  • Leadscore Koud, Lauw, Warm

    Scoreregels die het team zelf instelt, zonder code. Elke nacht herberekend, met een vaste weergave “Warme leads” voor wie vandaag eerst gebeld wordt.

  • Van prijs naar optie

    Een prijsberekening met volledige kostenopbouw. De knop “Overgaan tot optie” zet alle gekoppelde units in één beweging in optie.

  • Verkoopovereenkomst met één klik

    Rechtstreeks vanuit de prijsberekening, met commerciële gestes, btw en de status getekend of akkoord. Afgeschermd met veldbeveiliging.

  • Activiteiten in Outlook

    Taken, telefoons, afspraken en e-mails per lead of contact, gesynchroniseerd met Outlook. Geen dubbel werk tussen agenda en CRM.

  • Documenten per residentie

    Plannen, lastenboeken, EPC’s en overeenkomsten uit SharePoint, zichtbaar in de app. Word- en PDF-export via sjablonen.

  • Rapporten voor verkoop en directie

    Omzet per project, de conversietrechter van lead tot verkoop, verkoop per locatie en de maandelijkse verkoop.

AI-werkplek

Een AI-collega die antwoordt én handelt

De AI-werkplek praat met de eigen verkoopdata van de projectontwikkelaar. Zo kan een verkoper hem gebruiken:

  • “Welke warme leads zijn deze week nog niet gebeld?”

    Antwoord als tabel, gesorteerd op score, met een link naar elke fiche.

  • “Hoe is de prijs van unit B2.3 opgebouwd?”

    Een transparante prijsopbouw, met elke kostenpost, commerciële gestes en btw.

  • “Zet B2.3 in optie voor deze lead en plan een terugbelafspraak.”

    Een bevestigingskaart met wat er zal gebeuren. Pas na “Bevestigen” voert de AI het uit.

  • “Toon de verkoop per maand van alle residenties als grafiek.”

    Een grafiek op basis van de eigen verkoopdata, met enkel de gegevens die de gebruiker mag zien.

Elke schrijfactie verloopt via een bevestigingskaart en binnen de rechten van de gebruiker. Op elke lead- en contactfiche schrijft de AI bovendien een opvolgmail in de schrijfstijl van het bedrijf, altijd na te lezen, en op elke pagina staat een Copilot-lade klaar. Meer over AI-agents die ook handelen.

Onder de motorkap

Hoe zit de back-office technisch in elkaar?

Als een Power Apps code app op Dataverse, met de bedrijfsregels op de server in plaats van in de app. Zo blijven de regels gelden, ook voor imports, flows en de AI.

  1. Interface

    Power Apps code app in React en TypeScript

    Volledig responsive voor gsm, tablet en pc, in de huisstijl van de klant. Verkopers werken met dezelfde app op kantoor en onderweg.

    • Power Apps code app
    • React
    • TypeScript
  2. Data

    Dataverse en Dynamics 365 Sales

    Residenties, units en overeenkomsten in Dataverse, naast de leads en contacten van Dynamics 365 Sales. Daardoor bleef de bestaande automatisering werken.

    • Microsoft Dataverse
    • Dynamics 365 Sales
  3. Bedrijfsregels

    Dataverse-plug-ins en Custom API’s in C#

    De regels zitten op de server, niet in de app. Een guard weigert verkochte, verhuurde of geblokkeerde units, en de verkoopovereenkomst ontstaat via een Custom API.

    • C#
    • Custom API
  4. Beveiliging

    Veldbeveiliging en rollen, ook voor de AI

    Prijsvelden zijn verborgen of alleen-lezen volgens het beveiligingsprofiel van de gebruiker. Dezelfde rollen en profielen gelden voor elke vraag aan de AI.

  5. Documenten

    SharePoint, sjablonen en de eigen website

    Documenten per residentie in SharePoint, Word- en PDF-export via sjablonen, en projectfoto’s die automatisch van de eigen WordPress-website komen.

    • SharePoint
    • WordPress-koppeling
  6. AI

    Beveiligde AI-proxy op Azure Functions

    Alle AI-verkeer loopt via een eigen proxy op Azure Functions, met monitoring in Application Insights. Een Copilot Studio-agent met MCP-server is in ontwikkeling.

    • Azure Functions
    • Application Insights
    • Copilot Studio
  7. Releases

    Release-straat in Azure DevOps

    Boards, Repos en Pipelines. Elke release gaat van sandbox naar test naar productie, met een goedkeuring vóór productie.

    • Azure DevOps

04 · Het resultaat

Wat leverde de verkoop-back-office op?

Eén centrale werkomgeving in plaats van losse schermen, Excel en mailboxen, met realtime zicht op elke unit en de warme leads elke ochtend bovenaan.

  • Overzicht

    Vroeger Losse schermen, Excel-lijsten en mailboxen

    Nu Eén centrale werkomgeving voor het hele verkoopteam

  • Beschikbaarheid

    Vroeger Niet in één oogopslag te zien welke unit vrij of in optie was

    Nu Realtime zicht op elke unit, over alle residenties heen

  • Leadopvolging

    Vroeger Geen zicht op welke lead dringend opvolging nodig had

    Nu Warme leads staan elke ochtend bovenaan

  • Optie en overeenkomst

    Vroeger Veel manuele stappen, met risico op fouten

    Nu Minder manuele stappen en minder fouten: één knop voor de optie, één klik voor de overeenkomst

  • Mobiliteit

    Vroeger Een log CRM en losse lijsten, onhandig om onderweg mee te werken

    Nu Verkopers werken ook onderweg, op gsm of tablet

  • Opvolgmails

    Vroeger Elke opvolgmail zelf van nul geschreven

    Nu AI-opvolgmail in de eigen schrijfstijl: enkele minuten winst per mail (schatting)

GetDigit publiceert geen omzet- of conversiecijfers van klanten. De tijdswinst bij opvolgmails is een schatting, geen gemeten resultaat.

Gebouwd met

  • Power Apps code app
  • Dynamics 365 Sales
  • Microsoft Dataverse
  • SharePoint
  • Outlook
  • Azure Functions
  • Application Insights
  • Copilot Studio
  • Azure DevOps

Geschreven door het team van GetDigit

Gepubliceerd op Laatst bijgewerkt op

Veelgestelde vragen over deze vastgoedcase

Waarom koos GetDigit hier voor een Power Apps code app?
Een code app in React en TypeScript laat een interface toe die volledig rond de unit draait: een interactieve residentiekaart, snelle lijsten met server-side filters en een eigen dashboard, in de huisstijl van de klant. De gegevens, rollen en bedrijfsregels blijven in Dataverse en Dynamics 365 Sales. Zo bleef de bestaande automatisering werken en kreeg het verkoopteam toch een moderne werkomgeving.

Hoe voorkomt de back-office dat een verkochte unit opnieuw aangeboden wordt?
Op twee niveaus. In de unitkiezer krijgt elke unit een kleur per status, en bij een bezette unit stelt het systeem automatisch drie alternatieven voor. Daarnaast weigert een Dataverse-plug-in op de server elke optie of overeenkomst op een verkochte, verhuurde of geblokkeerde unit. Die controle werkt dus ook buiten de app, bijvoorbeeld bij een import of een geautomatiseerde flow.

Welke acties mag de AI-werkplek uitvoeren in de verkoopdata?
Meer dan antwoorden, maar nooit ongemerkt. De AI kan een activiteit aanmaken, een unit toevoegen, een optie nemen of een verkoopovereenkomst opmaken, telkens via een bevestigingskaart die de gebruiker eerst goedkeurt. De AI werkt binnen de rechten van de ingelogde gebruiker: velden die met veldbeveiliging afgeschermd zijn, blijven ook voor de AI afgeschermd.

Hoe werkt de leadscore Koud, Lauw of Warm?
Het verkoopteam stelt zelf scoreregels in, zonder code: bijvoorbeeld punten voor een bezoek aan een kijkdag of een aangevraagde prijslijst, en drempels voor lauw en warm. Elke nacht herberekent het systeem de score van alle leads en contacten. ’s Ochtends toont de weergave “Warme leads” wie het eerst opgevolgd moet worden.

Hoe lang duurt het om een vergelijkbare verkoop-back-office te bouwen?
Dat hangt af van het aantal residenties, de prijslogica, de documenten en de koppelingen. GetDigit start met een Sprint 0 en een klikbaar prototype, waarna je een vaste prijs per sprint krijgt. Een eerste versie gaat live in weken, niet maanden, en groeit daarna sprint per sprint. Wat de prijs bepaalt, lees je op de pagina kostprijs.

Ook je verkoop in één werkomgeving?

Toon ons hoe je vandaag units, leads en overeenkomsten opvolgt. In een gratis intake van 30 minuten met de architect die bouwt, krijg je een eerste richting.

Plan een gratis intake Bel 0495 79 64 86