Hospitality en vrije tijd
Boekingssystemen en apps voor hospitality en vrije tijd
Beschikbaarheid, boekingen, prijs en factuur in één app op je gsm. Dubbele boekingen worden automatisch tegengehouden en de factuur vertrekt bij het opslaan naar je boekhouder. GetDigit gebruikt zo’n boekingsapp zelf, voor de eigen vakantieverhuur.
- Dubbele boekingen geblokkeerd
- Factuur vertrekt bij het opslaan
- Installeren via QR-code
We gebruiken wat we bouwen
Waarom bouwt een softwarebedrijf een boekingsapp voor zichzelf?
Omdat we zelf aan vakantieverhuur doen en dezelfde administratie hebben als elke verhuurder: beschikbaarheid bewaken, de prijs per verblijf uitrekenen, facturen opmaken en ze tot bij de boekhouder krijgen. Dat wilden we niet langer met de hand doen.
Dus bouwde GetDigit een boekingsapp voor eigen gebruik, op hetzelfde Microsoft-platform als de software voor onze klanten. Die functies draaien dus niet in een demo, maar in onze eigen administratie. En hetzelfde principe werkt voor een B&B, een camping of een sportcentrum met veel meer boekbare plaatsen.
Lees hoe we de app bouwdenHerkenbaar als verhuurder?
- Een boeking via de telefoon en één via een platform overlappen, en je merkt het pas bij aankomst.
- De prijs voor vier nachten met een wisseldag reken je telkens opnieuw uit.
- Facturen maak je in Word of Excel, met een nummer dat je zelf moet bijhouden.
- De factuur moet nog naar je boekhouder, en dat vergeet je weleens.
- Een gast wijzigt zijn verblijf nadat de factuur al vertrokken is.
- Gegevens van gasten staan verspreid over mails, sms’en en een notitieboekje.
In de boekingsapp van GetDigit is elk van die stappen automatisch, of met één tik geregeld.
Van aanvraag tot factuur
Van boeking tot factuur bij je boekhouder, in één beweging
Een boekingssysteem op maat volgt je hele proces: de boeking, de controle op beschikbaarheid, de prijs, de factuur en de boekhouding. Zo ziet dat eruit in de app die GetDigit voor de eigen verhuur bouwde.
-
Stap 1
Boeking ingeven
Snelknoppen voor het aantal nachten en een contactpicker die dubbele gasten herkent.
-
Stap 2
Overlapcontrole
Dubbele boekingen worden geblokkeerd. Wisseldagen zijn wel toegestaan.
-
Stap 3
Live prijs
De prijs rekent zichzelf uit terwijl je boekt, met manuele overschrijving voor een speciaal tarief.
-
Stap 4
Pdf-factuur
Opgemaakt bij het opslaan, met btw-splitsing en een doorlopend nummer per jaar.
-
Stap 5
Naar de boekhouding
Vertrekt vanuit je eigen Outlook-mailbox naar je boekhoudpakket. Twee keer factureren kan niet.
Functies
Wat zit er in een boekingsapp op maat?
Alles wat een verhuurder dagelijks nodig heeft, op één scherm dat je op je gsm installeert. Dit zijn de functies van de app die vandaag in gebruik is, en die we voor jouw verhuur op maat inrichten.
-
Overzicht van vandaag
Vandaag bezet of vrij, de volgende aankomst en de bezetting van deze maand, in één oogopslag op je gsm.
-
Boekingen per maand
Een lijst per maand met de labels Nu en Binnenkort: je weet wie er zit en wie er komt.
-
Kalenderweergave
Alle geboekte periodes per maand naast elkaar, met wisseldagen zichtbaar. Vrije gaten vallen meteen op.
-
Gasten zonder dubbels
Een contactpicker met zoeken en duplicaatdetectie: een terugkerende gast kies je uit de lijst in plaats van hem opnieuw in te typen.
-
Facturen zonder dubbel werk
Bescherming tegen dubbele facturatie, en een waarschuwing voor een creditnota als een gefactureerde boeking wijzigt.
-
Op je gsm via een QR-code
Scan de code en de app staat op je beginscherm. Een annulering wist niets: de boeking blijft bewaard met haar historiek.
Wat het oplevert
- Dubbele boekingen worden automatisch tegengehouden
- De factuur vertrekt bij het opslaan, niet aan het eind van het kwartaal
- Enkele minuten administratie minder per boeking (schatting)
Gebouwd met
- Power Apps code app
- React + TypeScript
- Microsoft Dataverse
- Outlook
Automatische facturatie
De factuur vertrekt bij het opslaan
Zodra je een boeking opslaat, maakt de app een pdf-factuur op met de juiste btw-splitsing en een doorlopend nummer per jaar, en verstuurt ze vanuit je eigen Outlook-mailbox naar je boekhoudpakket.
Geen export, geen overtypen, geen stapel vergeten facturen aan het eind van het kwartaal. Omdat de factuur vanuit je eigen mailbox vertrekt, vind je ze gewoon terug bij je verzonden items. En wijzigt een gefactureerde boeking, dan zegt de app je meteen dat er een creditnota nodig is.
Ook aan bedrijven factureren?
Factureer je groepsboekingen, seminaries of teambuildings aan bedrijven, dan valt die factuur onder de Belgische e-facturatieplicht via Peppol. Ook die stap koppelt GetDigit aan je boekingssysteem, via je boekhoudpakket of een Peppol-access-point. Lees er meer over in Peppol-e-facturatie koppelen.
Voor elke vorm van verhuur
Niet alleen vakantieverhuur: ook B&B’s, campings, sportcentra en events
Hetzelfde principe werkt voor elk bedrijf dat tijd, plaatsen of ruimtes verhuurt: beschikbaarheid bewaken, correct prijzen en automatisch factureren. GetDigit bouwt het systeem rond jouw regels, niet rond die van een standaardpakket.
-
B&B’s en gastenkamers
Kamers per nacht, ontbijt en extra’s, met een overzicht per kamer en een factuur die vanzelf klopt.
-
Campings en glamping
Standplaatsen, chalets en tenten, met seizoenstarieven, minimumverblijven en aankomstdagen die jij bepaalt.
-
Sportcentra en zaalverhuur
Terreinen en zalen per uur, vaste reeksen voor clubs naast losse reservaties, zonder dubbele boekingen.
-
Evenementen en inschrijvingen
Inschrijvingen, tickets of deelnemerslijsten, met betaalstatus en een bevestiging die automatisch vertrekt.
-
Groepsboekingen
Teambuildings, schoolreizen en verenigingen: opties, voorschotten, deelnemerslijsten en één factuur voor de groep.
-
Hospitality-pakketten voor partners
Partners die zelf hun plaatsen boeken en hun contractbudget opvolgen, zoals in het partnerportaal van VelOps, ons eigen platform voor wielerploegen.
Vergelijking
Standaard boekingssoftware of een boekingssysteem op maat?
Voor één vakantiewoning die vooral via boekingsplatformen verhuurd wordt, volstaat standaardsoftware vaak. Een boekingssysteem op maat loont wanneer je eigen tarieven, groepen, verschillende soorten verhuur of een strakke koppeling met je boekhouding hebt.
| Excel en mailbox | Standaard boekingssoftware | Boekingssysteem op maat | |
|---|---|---|---|
| Dubbele boekingen | Opletten en hopen | Geblokkeerd binnen het pakket | Geblokkeerd, met jouw regels voor wisseldagen |
| Prijsregels | Zelf rekenen | Volgens de opties van het pakket | Jouw tarieven, seizoenen en uitzonderingen, met manuele overschrijving |
| Facturatie | Manueel in Word of Excel | Vaak een export of een extra module | Pdf-factuur bij het opslaan, rechtstreeks naar je boekhoudpakket |
| Groepen en events | Aparte lijsten | Niet altijd voorzien | Opties, voorschotten en deelnemerslijsten in hetzelfde systeem |
| Koppelingen | Geen | Binnen het aanbod van de leverancier | Outlook, boekhoudpakket, website en kalenders van boekingsplatformen via iCal |
| Kostenmodel | Gratis, maar veel tijd | Abonnement per maand of per boeking | Bouw met een vaste prijs per sprint, plus Microsoft-licenties |
| Eigendom van de data | Bestanden op een schijf | Bij de leverancier | In je eigen Microsoft 365-omgeving |
Standaardpakketten verschillen onderling sterk; deze tabel geeft een algemene indruk. Een combinatie kan ook: een boekingsplatform als etalage, een systeem op maat voor je administratie.
Aanpak en prijs
Zo staat je boekingssysteem live in weken
Je start met de kern: boekingen, kalender en overlapcontrole. Facturatie, koppelingen en online boeken volgen sprint per sprint, telkens met een vaste prijs.
-
Intake
Je toont hoe je vandaag boekingen, prijzen en facturen regelt. Je spreekt met de architect die bouwt.
-
Klikbaar prototype
Je klikt door je eigen boekingsscherm, kalender en factuur, nog voor er gebouwd wordt.
-
Boekingen en kalender live
De eerste versie met overzicht, boekingen, kalender en overlapcontrole, te installeren via een QR-code.
-
Facturatie en koppelingen
Automatische factuur naar je boekhouder, online boeken via je website of kalendersynchronisatie: stap voor stap erbij.
Starten
Eindigt met een vaste prijs
1 tot 3 weken
AI-ondersteunde workshop, procesoverzicht, datamodel, klikbaar prototype en een vaste prijs voor de bouw.
Boekingsapp op maat
Vaste prijs per sprint
4 tot 10 weken
Een boekingsapp met overzicht, kalender en overlapcontrole, op Dataverse, met rollen, rapportering en toegang op gsm.
Facturatie automatiseren
Vaste prijs per sprint
1 tot 4 weken
Factuur bij het opslaan, meldingen aan gasten en synchronisatie met je boekhoudpakket via Power Automate.
Wat je boekingssysteem kost, hangt af van het aantal locaties, gebruikers en koppelingen, en van hoeveel data mee moet. Na Sprint 0 krijg je een vaste prijs voor de bouw; Microsoft-licenties rekenen we apart uit in de gratis intake. Vraag een prijs op maat · Zo bepalen we de prijs
Wat klanten zeggen over samenwerken met GetDigit
Onze samenwerking met GetDigit heeft geleid tot aanzienlijke verbeteringen in onze bedrijfsprocessen. Hun expertise is van onschatbare waarde voor ons bedrijf.
GetDigit heeft ons bedrijf getransformeerd met aangepaste business applications die onze efficiëntie hebben verbeterd.
Over deze getuigenissen: het zijn ongewijzigde citaten van klanten met wie GetDigit samenwerkte, gepubliceerd met hun akkoord. We tonen alle getuigenissen die we tot nu toe publiceerden.
Veelgestelde vragen over boekingssystemen op maat
Wat kost een boekingssysteem op maat?
Dat hangt af van je scope. Een boekingsapp voor één verhuurlocatie is eenvoudiger dan een systeem met meerdere locaties, groepen, online boeken en koppelingen met je boekhoudpakket of website. Je start met een analyse en klikbaar prototype in Sprint 0, die afsluit met een vaste prijs voor de bouw; daarna bouwt GetDigit met een vaste prijs per sprint. Microsoft-licenties rekenen we apart uit in de intake. Meer op de pagina kostprijs.
Kan de app dubbele boekingen tegenhouden als we ook via Airbnb of Booking.com verhuren?
Binnen de app blokkeert de overlapcontrole elke dubbele boeking, met wisseldagen toegestaan. Verhuur je ook via boekingsplatformen, dan kan de app hun kalenders inlezen en je eigen beschikbaarheid terugsturen via iCal, een standaard die platformen zoals Airbnb en Booking.com aanbieden. Hoe vaak zo’n kalender ververst, bepaalt het platform; voor drukke verhuur bekijken we in de analyse of een rechtstreekse koppeling nodig is.
Wat gebeurt er als een gast zijn verblijf wijzigt of annuleert na de factuur?
De app houdt bij welke boekingen al gefactureerd zijn. Wijzig je zo’n boeking, dan waarschuwt de app dat er een creditnota nodig is, zodat je boekhouding blijft kloppen. Annuleren gebeurt zonder dataverlies: de boeking blijft bewaard met haar historiek, en de periode komt opnieuw vrij in de kalender voor een volgende gast.
Kunnen gasten ook zelf online boeken via onze website?
Ja, als uitbreiding. GetDigit bouwt dan een boekingsformulier of een klein portaal op je website dat rechtstreeks de beschikbaarheid uit de app leest, zodat een gast nooit een bezette periode kan kiezen. Online betalen via een betaalprovider kan erbij. Vaak start je eerst met de interne app en zet je online boeken in een volgende sprint live.
Is een boekingssysteem op maat niet overdreven voor één vakantiewoning?
Soms wel, en dan zeggen we dat ook. Verhuur je één woning bijna volledig via een boekingsplatform, dan doet hun software al veel van het werk. Maatwerk loont wanneer je rechtstreeks verhuurt, eigen prijsregels hebt, factureert met btw of meerdere locaties, groepen of zalen beheert. In een gratis intake van 30 minuten krijg je een eerlijk advies.
Werkt dit ook voor zaalverhuur of terreinen per uur?
Ja. Het verschil met vakantieverhuur zit vooral in de tijdseenheid: uren of dagdelen in plaats van nachten, en vaste reeksen voor clubs naast losse reservaties. De overlapcontrole, de prijsberekening en de automatische facturatie werken op dezelfde manier. Zo beheert een sportcentrum of gemeenschapszaal zijn verhuur, abonnementen en facturen in één systeem.
Nooit meer een dubbele boeking of een vergeten factuur?
Plan een gratis intake van 30 minuten en toon hoe je vandaag boekt en factureert. Je spreekt met de bouwer die zijn eigen boekingsapp bouwde, en krijgt binnen 1 werkdag een persoonlijk antwoord.