0495 79 64 86 Gratis intake

Case · Groothandel en distributie · Lopend traject

CRM-analyse voor een groothandel: 18 processen in kaart, met AI aan tafel

Leads in Excel, WhatsApp, een gedeelde info@-mailbox en een losse marketingtool. Voor een internationaal groeiend B2B-handelsbedrijf brengt GetDigit eerst alles in kaart, in workshops die eigen AI-tooling ondersteunt. Er is nog niets gebouwd: dit is een eerlijke blik op hoe we een analyse aanpakken.

Plan een gratis intake Software voor groothandel
  • Lopend traject, analysefase
  • Fit-gap blijft eigendom van de klant
  • Vaste prijs per fase

01 · De situatie

Waar zat de verkoop van dit handelsbedrijf vast?

In de versnippering. Leads kwamen binnen via beurzen, info@, de website en WhatsApp, en belandden in Excel, in WhatsApp-gesprekken, in een gedeelde mailbox en in een losse marketingtool. Offertes en klantdata stonden op nog een andere plek: in het ERP, Business Central.

Het bedrijf groeit internationaal en verkoopt aan dealers, retailers en projectklanten. Elk van die groepen vraagt een eigen opvolging, maar niemand had het volledige beeld.

Het gevolg: dubbel werk, leads die stilvielen zonder dat iemand het merkte, en geen betrouwbaar zicht op pijplijn en forecast. Net dat zicht willen management en investeerders van een groeiend bedrijf zien.

De situatie bij de start

  • Leads in Excel, WhatsApp, een gedeelde info@-mailbox en een losse marketingtool
  • Offertes en klantdata in het ERP, los van de leads
  • Dubbel werk tussen verkoop en administratie
  • Slapende leads die niemand meer opvolgde
  • Geen betrouwbaar zicht op pijplijn en forecast voor management en investeerders

Eerst begrijpen, dan bouwen. Daarom start dit traject met een grondige analyse.

02 · De aanpak

Hoe verloopt een CRM-analyse met AI aan tafel?

In workshops ter plaatse, met de mensen die het werk doen, ondersteund door de eigen AI-tooling van GetDigit. De consultant leidt het gesprek; de AI luistert mee, stelt vragen voor en schrijft na elke sessie het bouwplan.

  1. Vooraf

    Voorbereidingsdocument

    18 processen, van het eerste contact via een beurs, info@, de website of WhatsApp tot klachten, marketing en de rapportering voor de raad van bestuur.

  2. Ter plaatse

    Workshop met live transcriptie

    De workshops gebeuren bij de klant, met de mensen die het werk doen. De eigen AI-tooling van GetDigit neemt op en schrijft live mee.

  3. Tijdens het gesprek

    Realtime vraagsuggesties

    De AI stelt de consultant vragen voor die nog openstaan, zodat geen uitzondering of randgeval onbesproken blijft.

  4. Na elke sessie

    Automatisch bouwplan

    Na elke workshop ligt er een bouwplan met een datamodel klaar, als basis voor de volgende sessie en voor de fit-gap.

Eén taal voor lead, prospect, opportuniteit en klant

Een begrippenkader legt vast wanneer een contact een lead, prospect, opportuniteit of klant is. Zonder die afspraak telt elke afdeling anders, en klopt geen enkel rapport. Zo ziet zo’n begrippenkader er typisch uit:

  1. Lead

    Een contact dat interesse toonde, maar nog niet beoordeeld is.

    Een beursbezoeker, een mail naar info@, een websiteformulier of een WhatsApp-bericht.

  2. Prospect

    Een beoordeelde lead die bij de doelgroep past en waarmee een gesprek loopt.

    Een retailer die een afspraak maakte voor een voorstelling van het gamma.

  3. Opportuniteit

    Een concrete verkoopkans met een bedrag, een verwachte datum en een kans op slagen.

    Een projectklant die een offerte vroeg voor een eerste levering.

  4. Klant

    Een bedrijf dat effectief bestelt. Vanaf dan is het ERP de bron voor facturen.

    Een dealer met een lopende samenwerking en bestellingen in Business Central.

03 · De oplevering van de analyse

Wat krijgt de klant na de analyse in handen?

Een fit-gap-analyse legt elke vereiste naast wat het standaardpakket kan: standaard, configuratie, maatwerk of beter niet, telkens met de reden. Daarnaast levert GetDigit:

  • Fit-gap-document dat van de klant is

    Per requirement een oordeel: standaard, configuratie, maatwerk of beter niet, telkens met de reden erbij.

  • Integratieontwerp met Business Central

    Welke gegevens in welke richting lopen. Het ERP blijft leidend voor factuurgegevens.

  • Onafhankelijk licentieadvies

    Per gebruikersprofiel de licentie die past, zodat niemand betaalt voor functies die hij niet gebruikt.

  • Vaste prijs per fase

    Geen open regie: de klant kent vooraf de prijs van elke volgende stap.

  • Gefaseerde roadmap

    Wat eerst komt, wat later, en waarom. Zodat de eerste versie snel waarde oplevert.

04 · De roadmap

Wat wordt er straks gebouwd, en in welke volgorde?

Eerst één salesmotor met de koppeling naar het ERP en Outlook, daarna AI en service. Zo levert de eerste versie snel waarde op, en bouwt elke fase op de vorige.

  1. Analyse Lopend

    Begrijpen voor er gebouwd wordt

    • AI-ondersteunde workshops ter plaatse
    • 18 processen in kaart, met een begrippenkader
    • Fit-gap, integratieontwerp en licentieadvies
  2. Versie 1 Voorgesteld

    Eén salesmotor

    • Salesfunnel van lead tot klant
    • Koppeling met Business Central
    • Integratie met Outlook
  3. Fase 2 Voorgesteld

    AI en service

    • Een AI-agent
    • Klachtenopvolging
    • Telefonie via Microsoft Teams

Waar de oplossing naartoe gaat

  • Dynamics 365 Sales en het Power Platform als commerciële basis, naast Business Central.

  • Power BI in de klantfiche, zodat een verkoper omzet en historiek ziet waar hij werkt.

  • Slimme leadopvolging met signalen wanneer een lead te lang zonder activiteit blijft.

  • AI in het dagelijkse werk: visitekaartjes scannen, mails samenvatten en Copilot-agents.

Meer over de koppeling tussen CRM en ERP en over AI-agents en Copilot.

05 · Eerlijk over de status

Waarom tonen we een case waarin nog niets gebouwd is?

Omdat de analyse bepaalt of de bouw slaagt. Een CRM dat de verkeerde processen digitaliseert, blijft een duur rekenblad. Dit traject toont hoe GetDigit dat vermijdt.

Resultaten publiceren we pas als ze er zijn. Wat de analyse oplevert, is een gedeelde taal, een volledig procesbeeld en een onderbouwde keuze per requirement. Daarmee weet de klant wat hij koopt, voor er één regel code geschreven wordt.

processen in kaart, van eerste contact tot rapportering
18
mogelijke oordelen per requirement in de fit-gap
4
bouwfasen in de voorgestelde roadmap
2
van de klant: het volledige fit-gap-document
Eigendom

Doeltechnologie

  • Dynamics 365 Sales
  • Power Platform
  • Business Central-koppeling
  • Power BI
  • Outlook
  • Microsoft Teams
  • Copilot Studio

Geschreven door het team van GetDigit

Gepubliceerd op Laatst bijgewerkt op

Veelgestelde vragen over deze CRM-analyse

Wat is een fit-gap-analyse?
Een fit-gap-analyse legt elke vereiste van een bedrijf naast wat een standaardpakket kan. Per requirement staat er of het standaard kan, met configuratie, met maatwerk, of beter niet gebouwd wordt, telkens met de reden erbij. Zo zie je vooraf waar het budget naartoe gaat en welke wensen je beter herbekijkt. Bij GetDigit is dat document eigendom van de klant.

Wat doet de AI tijdens een analyseworkshop?
De AI-tooling van GetDigit neemt de workshop op en maakt een live transcriptie. Tijdens het gesprek stelt ze de consultant vragen voor die nog openstaan, zodat geen proces onbesproken blijft. Na elke sessie genereert ze automatisch een bouwplan met een datamodel. De consultant leidt het gesprek; de AI zorgt dat er niets verloren gaat.

Mogen we het fit-gap-document gebruiken als we met een andere partner bouwen?
Ja. Het fit-gap-document is eigendom van de klant. Je kunt het gebruiken om voorstellen te vergelijken, intern te beslissen of met een andere partner verder te bouwen. Dat is bewust zo: een analyse moet je helpen kiezen, niet vastzetten. Ook het licentieadvies per gebruikersprofiel is onafhankelijk van wie er uiteindelijk bouwt.

Waarom blijft Business Central leidend voor de factuurgegevens?
Facturen, betalingen en boekhoudkundige klantgegevens horen thuis in het ERP. Als CRM en ERP allebei facturen zouden beheren, ontstaan er verschillen en dubbel werk. Daarom ontwerpt GetDigit de koppeling zo dat Business Central de bron blijft voor factuurgegevens, terwijl verkopers die gegevens in het CRM te zien krijgen.

Waarom een vaste prijs per fase in plaats van één totaalprijs?
Omdat je na elke fase meer weet. De analyse bepaalt wat versie 1 moet doen, en versie 1 leert wat fase 2 echt nodig heeft. Met een vaste prijs per fase weet je telkens vooraf wat de volgende stap kost, en beslis je stap voor stap of je verdergaat. Zo draag je nooit het risico van een open regie zonder einde.

Weet je dat je verkoop beter kan, maar nog niet hoe?

Start met een gratis intake van 30 minuten. Je spreekt met de architect die bouwt, en je krijgt een eerlijk advies over waar je best begint.

Plan een gratis intake Bel 0495 79 64 86