Dataverse of SharePoint-lijsten: waar bewaar je je bedrijfsdata?

Wat is het verschil tussen een SharePoint-lijst en Dataverse?

Een SharePoint-lijst is een gedeelde tabel om informatie bij te houden in een team. Microsoft Dataverse is een relationele database voor bedrijfsapps, met beveiliging en bedrijfslogica ingebouwd. Beide werken met Power Apps en Power Automate, en voor de gebruiker kan het scherm er identiek uitzien. Het verschil zit onder de motorkap: hoe gegevens samenhangen, wie wat mag zien en hoe ver je kan groeien.

Een SharePoint-lijst (in Microsoft 365 ook Microsoft Lists genoemd) leeft op een SharePoint-site. Je maakt ze in een paar minuten, ze zit in je Microsoft 365-abonnement en ze werkt ook in Teams.

Microsoft Dataverse is de database onder Power Apps, Power Pages en Dynamics 365. Dynamics 365 Sales en Customer Service bewaren hun klanten, opportuniteiten en dossiers in Dataverse. Een app die je zelf laat bouwen, kan dus op dezelfde database draaien als je CRM.

Het slechtste antwoord is “altijd het ene” of “altijd het andere”. De juiste keuze hangt af van wat de data vandaag doet en over vijf jaar moet kunnen.

De vergelijking op twaalf punten

Een SharePoint-lijst wint op eenvoud en licentiekost, Dataverse wint op structuur, beveiliging en schaal. Deze tabel zet de belangrijkste verschillen naast elkaar:

De cijfers over datatypes en volumes komen uit de vergelijking die Microsoft zelf publiceert. Het grootste praktische verschil zit niet in de maxima, maar in rechten en relaties.

Wanneer is een SharePoint-lijst genoeg?

Een SharePoint-lijst volstaat als je lijst plat is, klein blijft, intern is en iedereen die erin werkt alles mag zien. Voor zo’n lijst een premiumlicentie betalen is weggegooid geld.

Goede voorbeelden:

• de uitleen van laptops, gereedschap of bedrijfswagens;
• een ideeënbus of een lijst met verbetervoorstellen;
• inschrijvingen voor een interne opleiding of een teamevent;
• een eenvoudige aanvraag met goedkeuring via Power Automate, zonder vertrouwelijke bedragen;
• een checklist die per week opnieuw ingevuld wordt.

Herken je je lijst hierin, dan is een Power App op een SharePoint-lijst een prima keuze. Ze draait binnen je Microsoft 365-licenties, je IT-beheer kent SharePoint al en je kan later nog altijd overstappen.

Zo bouw je een lijst die later vlot kan overstappen

Kies je vandaag voor een lijst, bouw ze dan alsof ze morgen een database wordt. Vijf gewoontes die een latere migratie goedkoop houden:

• Gebruik keuzekolommen in plaats van vrije tekst voor statussen en categorieën.
• Indexeer van bij de start de kolommen waarop je filtert, zoals status en datum.
• Vermijd rechten per item; maak liever aparte lijsten per groep die iets niet mag zien.
• Geef elke rij een eigen, betekenisvolle sleutel, zoals een dossiernummer, zodat een migratie dubbels herkent.
• Documenteer welke flows en apps op de lijst draaien, en wie ze beheert.

Wanneer heb je Dataverse nodig?

Je hebt Dataverse nodig zodra de data bedrijfskritisch wordt: als fouten geld kosten, als niet iedereen alles mag zien of als de gegevens met elkaar samenhangen. Typische signalen:

• Je werkt met gekoppelde gegevens: klant, project, offerte, factuur en taken die naar elkaar verwijzen.
• Verkopers mogen alleen hun eigen klanten zien, of prijzen en marges moeten afgeschermd zijn.
• Je moet kunnen aantonen wie welk veld wanneer wijzigde, bijvoorbeeld voor een audit of de GDPR.
• Je verwacht tienduizenden records of meer.
• Bedrijfsregels moeten altijd gelden, ook bij een import, een flow of een AI-actie.
• Klanten, leveranciers of partners krijgen toegang via een klantenportaal.
• Je gebruikt of plant Dynamics 365.
• De app moet later uitgroeien tot een volwaardige toepassing, eventueel met een eigen interface in code. Hoe je die keuze maakt, lees je in Power Apps of klassiek maatwerk.

Twee voorbeelden uit projecten van GetDigit. In de verkoop-back-office van een Vlaamse projectontwikkelaar zijn prijsvelden verborgen of alleen-lezen volgens het beveiligingsprofiel van de gebruiker, en een server-side regel weigert units die al verkocht, verhuurd of geblokkeerd zijn. Lees de case van de verkoop-back-office. In een anoniem matchingportaal voor de accountancysector zorgen zes Dataverse-plug-ins ervoor dat persoonsgegevens pas zichtbaar worden na wederzijds akkoord; een directe API-poging krijgt een weigering. Zulke garanties bouw je niet op een SharePoint-lijst.

Drie valkuilen als je SharePoint als database gebruikt

De problemen met een SharePoint-lijst als database duiken niet op de eerste dag op, maar na een jaar groei. Deze drie zien we het vaakst:

1. De weergavedrempel van 5.000 items. Boven 5.000 items kunnen weergaven en filters op kolommen zonder index een foutmelding geven. Je kan indexen toevoegen, maar dat plan je best vooraf, want op een grote lijst duurt het achteraf indexeren langer.
2. Delegatie in Power Apps. Een formule die SharePoint niet aan de serverkant kan uitvoeren, verwerkt standaard enkel de eerste 500 rijen, en maximaal 2.000. Een telling of een zoekopdracht geeft dan een onvolledig resultaat, zonder foutmelding voor de gebruiker.
3. Rechten die je kan omzeilen. Wie via een app in een SharePoint-lijst schrijft, heeft ook rechten op de lijst zelf. Een veld dat de app verbergt, is dus nog altijd zichtbaar voor wie de lijst rechtstreeks in de browser opent. Rechten per item zijn mogelijk, maar Microsoft raadt aan om onder de 5.000 unieke machtigingen per lijst te blijven.

Geen van die drie is onoplosbaar. Maar elke workaround kost bouwtijd, en die tijd betaal je bij elke uitbreiding opnieuw.

Wat kost het verschil?

Het verschil zit vooral in de licenties. Een app op een SharePoint-lijst met standaardconnectoren draait binnen je Microsoft 365-licenties. Een app op Dataverse vraagt een premiumrecht per gebruiker, zoals Power Apps Premium of een licentie voor die ene app, of het zit inbegrepen in een Dynamics 365-licentie binnen die context. Vanaf februari 2027 controleert Microsoft strenger of elke gebruiker van een model-driven app of een app in een beheerde omgeving zo’n licentie heeft.

Daar staat opslag tegenover. Het eerste Power Apps-, Power Automate- of Dynamics 365-abonnement geeft je tenant eenmalig 10 GB databasecapaciteit, en elke Power Apps Premium-licentie voegt 250 MB database en 2 GB bestandsopslag toe.

De bouwkost verschilt minder dan je zou denken. Wat je op licenties bespaart met een lijst, betaal je vaak terug in workarounds voor rechten, delegatie en relaties. Of je app op een lijst of op Dataverse draait, de bouwprijs hangt vooral af van het aantal rollen, regels, koppelingen en de data die mee moet. Bij GetDigit krijg je na Sprint 0 een vaste prijs voor de bouw, en rekenen we de licentiekost per gebruikersprofiel uit vóór je beslist. Hoe die prijs tot stand komt, lees je op de pagina kostprijs.

Van SharePoint-lijst naar Dataverse: zo migreer je

Een overstap van een SharePoint-lijst naar Dataverse is goed te plannen en hoeft je team niet stil te leggen. Zo pakken we het aan:

1. Inventariseer alle lijsten, kolommen, opzoekkolommen en de flows en apps die erop draaien.
2. Ontwerp het datamodel: tabellen, relaties en keuzekolommen. Wat in de lijst een vrije tekstkolom was, wordt waar mogelijk een vaste keuze.
3. Leg de beveiligingsrollen vast: wie mag lezen, schrijven of verwijderen, per tabel en eventueel per veld.
4. Migreer de data met een dataflow in Power Query of met een script, eerst als proefmigratie in een testomgeving.
5. Zet de app en de flows om naar Dataverse en test ze met echte gebruikers.
6. Zet de lijst op alleen-lezen en archiveer ze na een overgangsperiode.

Hetzelfde stappenplan werkt voor een Excel-bestand; dat lees je in Excel vervangen door een app.

En Dataverse for Teams?

Dataverse for Teams is een lichtere versie van Dataverse die in veel Microsoft 365-abonnementen zit, maar alleen binnen Microsoft Teams werkt. Het ondersteunt relaties en meer datatypes dan een lijst, met ongeveer een miljoen rijen of 2 GB per team.

Voor een kleine app die echt alleen in Teams leeft, kan dat volstaan. Plan je een portaal, een koppeling met Dynamics 365 of gebruik buiten Teams, dan kies je beter meteen voor de volwaardige Dataverse. Een omgeving in Teams kan je later wel nog opwaarderen.

Documenten horen nog altijd in SharePoint

De keuze is geen of-of: gegevens horen in Dataverse, documenten in SharePoint. SharePoint is sterk in versiebeheer, samen bewerken en zoeken in documenten. Dataverse is sterk in gestructureerde gegevens en rechten.

In de verkoop-back-office van de projectontwikkelaar staan plannen, lastenboeken, EPC’s en overeenkomsten per residentie in SharePoint, en ze zijn rechtstreeks zichtbaar in de app. De verkoper werkt op één scherm, terwijl elk type informatie op de plek staat waar het hoort. Meer over SharePoint en Teams als fundament lees je bij Microsoft 365 en modern werken.

Twijfel je voor je eigen app? Op de pagina over het Power Platform zie je hoe de bouwstenen samenwerken, en in een gratis intake van 30 minuten krijg je een eerlijk advies van de architect die bouwt, ook als dat advies “een lijst volstaat” is. Wil je weten hoe Dataverse samenwerkt met je CRM, kijk dan bij Dynamics 365.