Wat kost software op maat laten maken in 2026?

Wat kost software op maat in 2026?

Software op maat kost een kmo eenmalig een bouwprijs, en daarna een maandelijkse kost voor Microsoft-licenties en eventueel beheer. Hoe hoog die bouwprijs is, hangt af van wat je laat bouwen, niet van een prijslijst. Daarom noemt GetDigit geen bedrag zonder analyse: na een korte Sprint 0 met klikbaar prototype krijg je een vaste prijs voor de bouw.

“Software op maat” gaat van een goedkeuringsflow voor onkostennota’s tot een verkoopplatform voor meerdere nieuwbouwprojecten tegelijk. Wie zonder analyse één vast bedrag noemt, gokt, of rekent een ruime risicomarge in die jij betaalt. Hieronder lees je wat de prijs omhoog of omlaag duwt, hoe lang typische projecten duren, welke terugkerende kosten erbij komen en hoe je tot een vaste prijs komt.

De licentieprijzen in dit artikel zijn lijstprijzen die Microsoft voor België publiceert, exclusief btw en gecontroleerd op 4 oktober 2026.

Wat bepaalt de prijs van software op maat?

De prijs hangt vooral af van zes dingen: hoeveel processen en rollen je digitaliseert, hoeveel systemen gekoppeld worden, hoe je bestaande data eruitziet, welke regels de software moet afdwingen, of er AI in zit en hoe eigen de interface moet zijn. Het aantal gebruikers weegt verrassend weinig op de bouwprijs, wel op de licenties.

1. Processen en rollen. Een app voor één team met één proces is iets anders dan een platform waar verkoop, binnendienst en directie elk een eigen scherm en eigen rechten krijgen.
2. Koppelingen. Elke koppeling met een boekhoudpakket, ERP, website of externe API vraagt ontwerp, foutafhandeling en testen. Een goede koppeling bespaart elke dag overtypen, maar ze is zelden gratis. Meer daarover lees je bij koppelingen en integraties.
3. Datamigratie. Drie nette Excel-lijsten zijn snel overgezet. Tien jaar historiek met dubbels, vrije tekst en ontbrekende velden vraagt opkuiswerk.
4. Regels en beveiliging. Moet de software iets weigeren, zoals een verkochte unit opnieuw in optie zetten, of mag niet iedereen alle prijzen zien? Zulke regels bouwt GetDigit aan de serverkant, zodat ze ook gelden voor koppelingen en AI.
5. AI-functies. Een AI-opvolgmail of een assistent die in je eigen data zoekt, is vandaag goed haalbaar, maar vraagt testen met echte vragen en duidelijke grenzen.
6. Interface. Een standaard Microsoft-interface (een model-driven app) is snel klaar. Een volledig eigen interface in je huisstijl, zoals een code app in React, vraagt meer werk, maar wordt sneller en liever gebruikt.

Daarnaast telt de ondersteuning na de livegang: wil je dat iemand de software opvolgt en bijstuurt, of neemt je eigen team dat over? Wil je weten hoe dat voor jouw proces uitvalt, dan is een vervangen Excel-bestand een goed voorbeeld om mee te starten: zie Excel vervangen door een app.

Hoe lang duurt een project op maat?

Een eerste versie staat bij GetDigit meestal binnen enkele weken live, afhankelijk van het soort project. De tabel toont de typische doorlooptijd per type en wat de omvang van zo’n project vooral bepaalt.

Sprint 0 staat bewust bovenaan. Het is de enige stap die je betaalt vóór je weet wat de bouw exact kost, en ze levert iets tastbaars op: een procesoverzicht, een datamodel, een klikbaar prototype en een vaste prijs voor de bouw. Hoe GetDigit de prijs van een project bepaalt, lees je op de pagina kostprijs.

Waarom is maatwerk op Microsoft vaak goedkoper dan klassiek maatwerk?

Omdat je niet betaalt voor wat het platform al kan. Bij klassiek maatwerk in eigen code moet iemand aanmelden, gebruikersbeheer, een database, hosting, back-ups, een auditlog, mobiele toegang en de koppeling met Outlook zelf bouwen en onderhouden. Op het Microsoft-platform zit dat er al in: Microsoft Dataverse bewaart de data veilig, Microsoft Entra ID regelt het aanmelden met je bestaande accounts en Power Apps draait op pc, tablet en gsm.

Je budget gaat dus naar je eigen proces, niet naar de fundering. Dat verklaart ook waarom een eerste versie in weken live kan, in plaats van maanden. Meer achtergrond vind je op software op maat laten maken en in het artikel Power Apps of klassiek maatwerk.

Eerlijk is eerlijk: daar staan maandelijkse licenties tegenover. Bouw je een app voor duizenden consumenten, of een product dat je zelf aan anderen wil verkopen, dan kan klassiek maatwerk op termijn goedkoper uitvallen. Voor interne bedrijfsapps, CRM’s en portalen van een kmo valt de rekening meestal in het voordeel van het platform uit, zeker als je al met Microsoft 365 werkt.

Welke terugkerende kosten komen erbij?

Na de bouw betaal je twee soorten terugkerende kosten: Microsoft-licenties per gebruiker of per portaal, en eventueel beheer. De licenties staan op naam van je eigen bedrijf, in je eigen Microsoft 365-omgeving, en staan los van de bouwprijs. Dit zijn de lijstprijzen die Microsoft op 4 oktober 2026 voor België publiceert:

Microsoft past zijn prijzen geregeld aan, dus GetDigit rekent ze per project opnieuw uit, al in de intake en exact per gebruikersprofiel in Sprint 0. Twee nuances zijn belangrijk. Ten eerste: heeft je team al Dynamics 365 Enterprise-licenties, dan kan een app binnen dezelfde Dynamics 365-omgeving soms zonder extra Power Apps-licentie. Ten tweede: Microsoft controleert vanaf februari 2027 strenger of gebruikers van model-driven apps en apps in managed environments een geschikte premiumlicentie hebben. Draaien er bij jou apps in de grijze zone, laat ze dan vóór die datum nakijken.

Beheer en doorontwikkeling is optioneel en maandelijks opzegbaar. Daarvoor vangen we Microsoft-updates op, volgen we meldingen op en voeren we kleine aanpassingen door. Wat dat kost, hangt af van het aantal gebruikers en van hoeveel je wil laten bijsturen, en je kent de prijs vooraf. Het is geen verplichting: de software is van jou en blijft werken.

Voorbeeld: een planningsapp voor 15 medewerkers

Een fictief installatiebedrijf plant vandaag 15 techniekers in een gedeeld Excel-bestand. Het wil een app op gsm en pc met de planning, digitale werkbonnen en een overzicht voor de zaakvoerder. Zo ziet de rekening er in grote lijnen uit:

• Sprint 0 (workshop, datamodel, klikbaar prototype), in 1 tot 3 weken. Die eindigt met een vaste prijs voor de bouw.
• Bouw van de app, met een eerste versie live in 4 tot 10 weken, in sprints met een vaste prijs per sprint. Een koppeling met het boekhoudpakket, offline werken op de werf en een dashboard voor de zaakvoerder maken het project groter. Enkel planning en werkbon houden het compact.
• Licenties: 15 gebruikers × € 17,30 = € 259,50 per maand, of € 3.114 per jaar aan lijstprijs voor Power Apps Premium.
• Beheer, als je dat wil: maandelijks opzegbaar, met een prijs die je vooraf kent.

Over drie jaar tel je dus de eenmalige bouw, drie jaar licenties (samen € 9.342 aan lijstprijs) en eventueel beheer op. Neem de licenties mee in je vergelijking, want ze lopen elk jaar door. Daartegenover staan de uren die je planner vandaag kwijt is aan bellen, overtypen en dubbele boekingen rechtzetten. Die winst reken je best uit met je eigen cijfers. Hoe zo’n app eruitziet voor techniekers, lees je bij bouw en installatie.

Hoe kom je tot een vaste prijs?

Via een korte analyse die eindigt met een vaste prijs voor de bouw, en daarna een vaste prijs per sprint. Zo werkt dat bij GetDigit:

1. Gratis intake van 30 minuten met de architect die bouwt. Je krijgt een eerste richting en een eerlijke inschatting van de omvang en de doorlooptijd.
2. Sprint 0. In AI-ondersteunde workshops brengen we je proces in kaart. Eigen tooling transcribeert live, stelt ontbrekende vragen voor en maakt na elke sessie een bouwbrief met datamodel.
3. Klikbaar prototype. Je klikt door je eigen schermen vóór er gebouwd wordt. Zo weet je exact wat je krijgt, en krijg je een vaste prijs voor de bouw.
4. Vaste prijs per sprint. Je kent de prijs van elke stap vooraf, zonder open regie.
5. Live in weken. Een eerste versie draait snel in productie en groeit daarna sprint per sprint.

Alles wat gebouwd wordt, staat in je eigen Microsoft 365-omgeving: jouw data, jouw tenant, jouw eigendom. Hoe dat er in de praktijk uitziet, lees je op de pagina werkwijze. Bij een internationaal B2B-handelsbedrijf leidde die aanpak tot een fit-gap-document en een vaste prijs per fase: zie de CRM-analyse met AI-gestuurde workshops.

Hoe houd je de kost van software op maat beheersbaar?

Door klein te starten en de keuzes te maken die de bouw eenvoudig houden. Deze vijf dingen hebben het meeste effect:

1. Start met één proces. Kies het proces dat vandaag de meeste tijd of fouten kost, en breid daarna sprint per sprint uit.
2. Kuis je data vooraf op. Dubbele klanten en verouderde Excel-kolommen opruimen kan je eigen team doen. Dat scheelt migratiewerk.
3. Kies standaard waar het kan. Een standaard Microsoft-interface voor de binnendienst volstaat vaak. Een eigen interface loont vooral waar klanten of techniekers ermee werken.
4. Licentieer per gebruikersprofiel. Wie enkel raadpleegt, heeft niet altijd dezelfde licentie nodig als wie de hele dag in de app werkt.
5. Duid één interne trekker aan. Iemand die bij twijfel beslist, houdt de scope scherp en de sprints kort.

Wanneer is software op maat te duur voor wat je nodig hebt?

Software op maat is te duur als een standaardpakket je proces bijna volledig dekt. Boekhouding, loonadministratie of een eenvoudige webshop koop je beter kant-en-klaar. Ook een gedeelde lijst in Microsoft Lists of SharePoint, die al in je Microsoft 365-abonnement zit, volstaat soms voor een team van twee.

Maatwerk loont wanneer je pakket aangevuld wordt met Excel, mailboxen en manuele stappen, wanneer meerdere teams dezelfde gegevens nodig hebben, of wanneer je proces net het verschil maakt met je concurrenten. Twijfel je tussen een pakket en maatwerk voor je klantenopvolging, lees dan eerst Teamleader, Odoo of Dynamics 365. In de intake hoor je het ook als we denken dat een pakket volstaat.

Zijn er subsidies of fiscale voordelen voor software op maat?

Rechtstreekse subsidies voor het bouwen van bedrijfssoftware zijn er in Vlaanderen nauwelijks. De kmo-portefeuille betaalt geen softwareontwikkeling: ze steunt opleiding en, sinds 1 februari 2026, enkel nog advies rond cybersecurity. Volgens VLAIO stopt ze op 1 januari 2027; lopende dossiers kunnen nog tot eind 2027 afgerond worden.

Fiscaal is er de investeringsaftrek. Sinds de hervorming van 1 januari 2025 kunnen eenmanszaken en kleine vennootschappen een basisaftrek van 10% toepassen, en 20% voor digitale vaste activa, zoals software voor betalings- en facturatiesystemen, boekhouding, CRM, e-commerce of digitale beveiliging. Maandelijkse licenties zijn geen investering en tellen dus niet mee. Of jouw project eronder valt, hangt af van wat er gebouwd wordt en hoe het geboekt wordt: check dat vooraf met je boekhouder. Een volledig overzicht staat in subsidies en fiscale voordelen voor digitalisering.

Hoe vergelijk je twee offertes voor software op maat?

Vergelijk niet alleen het totaalbedrag, maar ook wat erin zit en wie het risico draagt. Deze vragen maken het verschil zichtbaar:

• Is het een vaste prijs, of regie met een schatting?
• Zit er een analyse of klikbaar prototype in, en wat krijg je daarvan in handen?
• Wie bouwt er effectief: de persoon die je in het eerste gesprek spreekt, of een team dat je nooit ziet?
• Draait de software in jouw Microsoft-omgeving, en krijg je de broncode en documentatie?
• Zijn licenties, datamigratie, opleiding en testen inbegrepen of apart?
• Hoe gebeurt een release: met een aparte test- en productieomgeving en een testdraaiboek?

Meer vragen voor het eerste gesprek vind je in een Microsoft-partner kiezen als kmo. Wil je weten wat jouw project zou kosten? Vraag een prijs op maat in een gratis intake van 30 minuten.