Een Microsoft-partner kiezen als kmo: 10 vragen voor het eerste gesprek

Waarom weegt de keuze van je partner zwaarder dan de technologie?

Omdat het platform voor iedereen hetzelfde is. Dynamics 365, Power Platform en Microsoft Dataverse werken bij een groot integratiebedrijf precies zoals bij een klein gespecialiseerd team. Het verschil in resultaat zit in wie je proces begrijpt, wie bouwt, hoe er getest wordt en wat er in het contract staat.

Een kmo heeft bovendien weinig marge voor een project dat ontspoort. Een CRM dat na een jaar nog niet werkt, kost niet alleen de factuur, maar ook het vertrouwen van je team in elke volgende digitale stap. Daarom loont het om het eerste gesprek goed voor te bereiden en scherpe vragen te stellen. De tien vragen in dit artikel zijn dezelfde die we zelf zouden stellen als we een partner zochten.

Wat zegt een Microsoft-partnerlabel wel en niet?

Een partnerlabel toont dat een bedrijf binnen het Microsoft AI Cloud Partner Program genoeg punten haalde op drie vlakken: nieuwe klanten, gecertificeerde medewerkers en het gebruik en de uitrol van Microsoft-producten bij klanten. Voor de aanduiding Business Applications, die Dynamics 365 en Power Platform omvat, moet een partner minstens 70 van de 100 punten halen, met punten in elke categorie.

Dat is een nuttig signaal over de omvang en de opleiding binnen een bedrijf. Het zegt niets over:

• wie er op jouw project zit: de certificaten kunnen bij collega’s liggen die je nooit te zien krijgt;
• of de partner ervaring heeft met bedrijven van jouw omvang: het label meet volumes en certificaten op bedrijfsniveau, niet per type klant;
• hoe goed de oplossing bij jou past: klanttevredenheid en projectsucces worden niet gemeten.

Het ontbreken van een label zegt evenmin iets over de kwaliteit van het werk. Kijk dus verder dan het logo, naar de mensen en naar wat ze gebouwd hebben.

Certificaten van personen kan je wel controleren. Een consultant kan zijn Microsoft Learn-transcript via een link delen. Rolgebonden certificaten, zoals die voor Power Platform-ontwikkelaars of Dynamics 365-consultants, vervallen na een jaar als de houder ze niet hernieuwt.

De 10 vragen in één overzicht

Neem deze tabel mee naar het gesprek. Daaronder lees je per vraag waarom ze ertoe doet.

1. Wie bouwt mijn oplossing concreet?

Vraag naar de naam en de ervaring van wie analyseert en bouwt, en of die persoon in het eerste gesprek zit. Bij veel bureaus verkoopt een senior en bouwt iemand anders, soms in onderaanneming. Dat hoeft niet slecht te zijn, maar je wil het weten. Hoe korter de lijn tussen wie jouw proces hoort en wie het bouwt, hoe minder er onderweg verloren gaat.

2. Welk vergelijkbaar werk kan ik zien?

Vraag een demo van iets dat echt gebouwd is, met fictieve data, in plaats van slides. Een partner hoeft geen klantnamen te noemen: veel klanten willen dat niet, en dat verdient respect. Hij moet wel kunnen tonen wat hij bouwde en uitleggen welke problemen onderweg opdoken. Vraag ook naar een project dat moeilijker liep dan gepland, en wat het team daaruit leerde.

3. Wat zie ik vóór ik de bouw betaal?

Een goede partner toont je wat je krijgt voor de grote investering start: een procesanalyse, een datamodel en idealiter een klikbaar prototype dat je team kan testen. Zo ontdek je misverstanden op papier in plaats van in productie. Wantrouw een vaste offerte voor een volledig CRM na één gesprek van een uur: die prijs is ofwel een gok, ofwel een standaardpakket dat jouw proces niet kent.

4. Hoe ligt de prijs vast?

Er zijn drie modellen: regie, waarbij je per uur betaalt, een vaste prijs voor het hele project, of een vaste prijs per fase of sprint. Regie is flexibel, maar het risico ligt volledig bij jou. Een vaste totaalprijs klinkt veilig, maar leidt vaak tot discussies over wat wel en niet in de scope zat. Een vaste prijs per sprint combineert beide: je kent de kost van elke stap en stuurt bij na elke demo. Vraag ook hoe wijzigingen geprijsd worden.

5. Hoeveel maatwerk is echt nodig?

Elke regel maatwerk moet je later onderhouden. Vraag de partner om per vereiste aan te geven of het standaard kan, met configuratie, met maatwerk, of beter niet, telkens met een reden. Een fit-gap-document met die indeling is waardevol, ook als je uiteindelijk met een andere partner bouwt. Een partner die nooit “beter niet” zegt, verkoopt uren in plaats van oplossingen.

6. Welke licenties heb ik echt nodig, en wie verdient eraan?

Microsoft-licenties zijn vaak de grootste terugkerende kost. Niet elke gebruiker heeft een volledige Dynamics 365-licentie nodig: wie vooral gegevens raadpleegt of één app gebruikt, kan vaak met een goedkopere licentie werken. Vraag een licentieadvies per gebruikersprofiel. Verkoopt de partner ook je licenties als Cloud Solution Provider, dan is dat geen probleem, maar vraag of je ze ook rechtstreeks bij Microsoft kan kopen.

7. Wie is eigenaar van de oplossing, de code en de data?

Het juiste antwoord: jij. De oplossing draait in je eigen Microsoft 365-omgeving, de data staat in je eigen Dataverse, de broncode staat in een repository waar jij toegang toe hebt en de documentatie wordt mee opgeleverd. Vraag expliciet wat er gebeurt als je de samenwerking stopt: kan een andere partner zonder datamigratie verder? Microsoft raadt zelf aan om met solutions en broncodebeheer te werken, zodat de bron van waarheid niet op iemands laptop staat.

8. Welke beheerrechten krijgt de partner in mijn Microsoft 365-omgeving?

Een partner heeft rechten nodig om te bouwen en te ondersteunen, maar niet onbeperkt en niet voor altijd. Microsoft voorziet hiervoor granular delegated admin privileges (GDAP): de partner vraagt specifieke rollen aan voor een beperkte periode, en jij keurt dat uitdrukkelijk goed. Vraag welke rollen nodig zijn, voor hoelang, en of alle accounts meerstapsverificatie gebruiken. Een partner die permanent globale beheerder wil zijn, neemt een risico met jouw bedrijf.

9. Hoe testen en releasen jullie?

Vraag hoe een wijziging van idee tot productie gaat. Een goed antwoord bevat aparte omgevingen voor ontwikkeling, test en productie, broncodebeheer in Azure DevOps of GitHub, jouw goedkeuring vóór elke release en een testdraaiboek waarmee je gebruikers zelf testen. Wie wijzigingen rechtstreeks in productie maakt, bespaart vandaag een uur en kost je later een dag.

10. Wat gebeurt er na de livegang?

Software op Microsoft blijft bewegen: Microsoft brengt doorlopend updates en nieuwe AI-functies uit. Vraag hoe de partner die opvolgt, hoe snel hij reageert op een probleem, wat beheer per maand kost en hoe je kan opzeggen. Vraag ook wie de eerste maanden het aanspreekpunt is voor je gebruikers. Een goede overdracht met opleiding en documentatie maakt je minder afhankelijk, niet meer.

Groot integratiebedrijf, gespecialiseerd team of freelancer?

Er bestaat geen beste keuze, wel een beste keuze voor jouw project. Wat je typisch mag verwachten:

Een kmo met één duidelijk proces, zoals verkoop, planning of een klantenportaal, zit vaak goed bij een gespecialiseerd team. Rol je een ERP uit over meerdere landen, dan heb je de breedte van een groter bedrijf nodig. Een freelancer is ideaal naast een bestaande oplossing, minder als enige bouwer van een bedrijfskritisch systeem.

Zo bereid je het eerste gesprek voor

Met een uur voorbereiding haal je veel meer uit een eerste gesprek:

1. Beschrijf je probleem in vijf zinnen, niet de oplossing. “Offertes blijven liggen en niemand weet wie opvolgt” is beter dan “we willen een CRM”.
2. Maak een lijst van je huidige tools: boekhoudpakket of ERP, Excel-bestanden, gedeelde mailboxen, losse apps.
3. Bepaal wie beslist, wie betaalt en wie er dagelijks mee werkt, en neem die laatste mee naar het gesprek.
4. Breng één echt voorbeeld mee: een offerte, een Excel-lijst, een werkbon of een rapport dat je elke maand manueel maakt.
5. Vraag na elk gesprek een schriftelijke samenvatting met een voorstel voor de volgende stap, en vergelijk partners op dezelfde briefing.

Hoe beantwoordt GetDigit deze tien vragen?

GetDigit is een Microsoft-specialist uit de regio Kortrijk die software op maat bouwt op Dynamics 365 en Power Platform. Toets ons gerust aan exact dezelfde vragen. Dit zijn onze antwoorden, kort samengevat:

• Wie bouwt: je spreekt rechtstreeks met de bouwer, zonder tussenlagen. De gratis intake van 30 minuten doe je met de architect die bouwt.
• Vóór de bouw: in Sprint 0 krijg je AI-ondersteunde analyseworkshops, een datamodel en een klikbaar prototype, zodat je ziet wat je krijgt.
• Prijs: Sprint 0 eindigt met een vaste prijs voor de bouw, en daarna bouwen we in korte sprints met een vaste prijs per sprint. Hoe we die prijs bepalen, lees je op de pagina kostprijs.
• Maatwerk en licenties: in een lopende CRM-analyse voor een internationaal B2B-handelsbedrijf leverde GetDigit een fit-gap-document op dat eigendom is van de klant, met per vereiste standaard, configuratie, maatwerk of beter niet, plus een onafhankelijk licentieadvies per gebruikersprofiel. Lees de case over de CRM-analyse.
• Eigenaarschap: alles draait in je eigen Microsoft 365-omgeving. Jouw data, jouw tenant, jouw eigendom.
• Testen en releasen: aparte ontwikkel-, test- en productieomgevingen, goedkeuring vóór productie, automatische tests, monitoring, release notes en testdraaiboeken voor de acceptatie door je gebruikers.
• Na de livegang: beheer en doorontwikkeling per maand, maandelijks opzegbaar. We vangen de updates van Microsoft op en bouwen nieuwe functies sprint per sprint.
• Bewijs: onze cases tonen wat we bouwden, van een verkoop-back-office voor een projectontwikkelaar tot een anoniem matchingportaal. Klanten noemen we pas bij naam met hun schriftelijk akkoord.

Hoe een traject van intake tot livegang verloopt, lees je op de pagina werkwijze. Wie we zijn en waarom we bouwen zoals we bouwen, staat op over ons. En wil je eerst een idee van het budget, lees dan wat software op maat laten maken kost.

Klaar om ons de tien vragen zelf te stellen? Plan een gratis intake van 30 minuten met de architect die bouwt. Binnen één werkdag krijg je een persoonlijk antwoord.