Wat kosten Microsoft-licenties voor een bedrijfsapp? Zes rekenvoorbeelden voor kmo's (2026)

Wat kosten Microsoft-licenties voor een bedrijfsapp, kort samengevat?

Een bedrijfsapp op Microsoft kost je elke maand een licentie, los van wat de bouw kost. Voor een interne app betaal je per gebruiker, voor een klantenportaal per website, voor een AI-agent per pakket credits. Een kmo met een interne app voor tien gebruikers, een klantenportaal, een dashboard voor acht lezers en één AI-agent betaalt aan lijstprijzen ongeveer € 616 per maand, of ruim € 22.000 over drie jaar.

Dit zijn de lijstprijzen die Microsoft voor België publiceert, exclusief btw en gecontroleerd op 15 oktober 2026:

Microsoft rekent deze prijzen bij jaarlijkse betaling, op Copilot Studio na. Je Microsoft 365-licenties voor Outlook, Teams en SharePoint zitten er niet in. Die heb je meestal al, en je hoeft ze voor een app op Microsoft niet opnieuw te kopen.

Rekenvoorbeeld 1: wat kost een interne app voor tien of vijfentwintig gebruikers?

Een interne app op Dataverse, bijvoorbeeld om Excel-lijsten voor planning of voorraad te vervangen, kost € 173 per maand voor tien gebruikers en € 432,50 voor vijfentwintig. Elke gebruiker heeft Power Apps Premium nodig.

De bouwprijs groeit nauwelijks mee met het aantal gebruikers, de licenties wel. Wie de app zelden opent, kan op pay-as-you-go: je betaalt dan via Azure per actieve gebruiker per app, alleen in de maanden waarin die gebruiker de app opent. Meer over de bouw lees je in Excel vervangen door een app.

Rekenvoorbeeld 2: wat kost een CRM voor acht gebruikers?

Een CRM voor acht gebruikers kost aan licenties € 138,40 per maand op Power Apps Premium, en € 450,40 op Dynamics 365 Sales Professional. Over drie jaar is dat verschil ruim € 11.000.

Dynamics 365 Sales geeft je meer standaardfuncties, een CRM op Power Apps volgt je eigen proces. Beide werken op dezelfde Dataverse-tabellen, dus je kan klein starten en later overstappen. De volledige vergelijking staat in Wat kost een CRM voor een kmo.

Rekenvoorbeeld 3: wat kost een klantenportaal?

Een klantenportaal op Power Pages kost € 173,30 per maand voor 100 unieke klanten die inloggen, of € 6.238,80 over drie jaar. Je klanten hebben zelf geen licentie nodig.

Loggen er meer dan 100 verschillende klanten per maand in, dan neem je een tweede pakket. Je eigen medewerkers die de aanvragen achter het portaal behandelen, werken in een interne app en hebben daarvoor Power Apps Premium nodig. Een portaal met 150 actieve klanten en vier medewerkers in de binnendienst kost dus 2 × € 173,30 + 4 × € 17,30 = € 415,80 per maand. Meer over de aanpak lees je in een klantenportaal laten bouwen.

Rekenvoorbeeld 4: wat kost een Power BI-dashboard voor acht lezers?

Een gedeeld Power BI-dashboard voor acht mensen kost € 96,80 per maand met Power BI Pro, of € 3.484,80 over drie jaar. Iedereen die het dashboard maakt of bekijkt, heeft een Pro-licentie nodig.

Premium Per User, aan € 20,80 per gebruiker, is pas nodig bij grote datasets of veel verversingen per dag. Voor de meeste kmo-dashboards volstaat Pro. Heb je Microsoft 365 E5, dan zit Power BI Pro er al in en betaal je niets extra. Wat de bouw van een dashboard bepaalt, lees je in een Power BI-dashboard laten maken.

Rekenvoorbeeld 5: wat kost een AI-agent?

Een AI-agent in Copilot Studio kost € 173,30 per maand voor een pakket van 25.000 Copilot Credits, of € 6.238,80 over drie jaar. Je betaalt niet per agent of per gebruiker, maar per verbruik.

Een fictief voorbeeld: een agent die elke offerteaanvraag in een gedeelde mailbox verwerkt, verbruikt ongeveer 24 credits per aanvraag. Bij 30 aanvragen per werkdag is dat ruim 15.000 credits per maand: binnen één pakket. Wordt het verbruik groter, dan neem je een tweede pakket of betaal je het overschot per gebruik. Hoe je dat inschat, lees je in een AI-agent bouwen met Copilot Studio.

Rekenvoorbeeld 6: wat kost alles samen?

Een kmo met een interne app voor tien gebruikers, een klantenportaal, een dashboard voor acht lezers en één AI-agent betaalt aan lijstprijzen € 616,40 per maand, of € 22.190,40 over drie jaar.

In de praktijk ligt het bedrag vaak lager. De binnendienst van het portaal gebruikt dezelfde Power Apps-licenties als de interne app, en wie Power BI Pro al heeft via Microsoft 365 E5, betaalt niet dubbel.

Hoe houd je de licentiekosten laag?

Je houdt licenties laag door per gebruikersprofiel te bepalen wat iemand echt nodig heeft. Dat heet right-sizing, en het levert meestal meer op dan onderhandelen over korting.

• Niet iedereen dezelfde licentie. Wie enkel een dashboard bekijkt, heeft geen Power Apps Premium nodig, en wie één keer per kwartaal iets invult, kan op pay-as-you-go.
• Eén platform voor meerdere apps. Power Apps Premium geeft een gebruiker toegang tot alle apps van je organisatie. Drie apps voor dezelfde tien mensen kosten dus niet driemaal zoveel.
• Documenten in SharePoint, niet in de database. Zo blijf je binnen de inbegrepen Dataverse-opslag. Extra opslag kost € 34,70 per GB per maand.
• Een plafond op AI-verbruik. Stel per agent een maandlimiet in, zodat een testagent je pakket niet opgebruikt.

GetDigit rekent de licenties per profiel uit tijdens Sprint 0, samen met de vaste prijs voor de bouw. Zo ken je de totale kost over drie jaar vóór je beslist. Wat de bouwprijs bepaalt, lees je in wat kost software op maat.